ए कम्प्लीट चेकलिस्ट फॉर कॉर्पोरेट वेन्यू सर्च इन मंडी, हिमाचल प्रदेश, भारत

ज़्यादातर वेन्यू चेकलिस्ट शादियों के लिए बनी थीं। कॉर्पोरेट इवेंट्स, कॉन्फ्रेंसेस, लीडरशिप ऑफ-साइट्स और ट्रेनिंग प्रोग्राम्स सभी की बहुत अलग नीड्स होती हैं।

चाहे आप कॉर्पोरेट इवेंट स्पेसेज़, मंडी, हिमाचल प्रदेश, भारत में कॉर्पोरेट रिट्रीट वेन्यूज़ या मेरे पास कॉर्पोरेट पार्टी वेन्यूज़ ढूंढ रहे हों, स्टेक हाई होते हैं।

ग्लोबल मीटिंग्स एंड इवेंट्स फोरकास्ट कहता है कि कॉर्पोरेट वेन्यूज़ के साथ प्रॉब्लम्स टॉप तीन रीज़न्स में से एक हैं जिनकी वजह से कॉर्पोरेट इवेंट्स अपने गोल्स तक नहीं पहुँच पाते। यहाँ बताया गया है कि एक वेन्यू जो अच्छा दिखता है, वह काम करने वाले वेन्यू से कैसे अलग होता है।

स्पेस के भीतर कनेक्टिविटी

जब मंडी, हिमाचल प्रदेश, भारत में किसी कॉन्फ्रेंस या समिट में मल्टीपल ट्रैक्स होते हैं, तो रूम्स कैसे कनेक्टेड हैं, यह उतना ही इम्पोर्टेंट है जितना कि खुद रूम्स।

पुअर ज़ोनिंग और मैपिंग अटेंडीज़ पर एक एक्स्ट्रा बर्डन डालती है कि कहाँ जाना है और “आगे क्या है?” एक वेल-ज़ोन्ड स्पेस लोगों को बिना नोटिस किए मूव करती है।

यह तब भी अप्लाई होता है जब आप मेरे पास बड़े कॉर्पोरेट इवेंट स्पेसेज़ या इंटिमेट लीडरशिप गैदरिंग्स के लिए छोटे कॉर्पोरेट रिट्रीट लोकेशंस का इवैल्यूएशन कर रहे हों।

सही सीटिंग कैपेसिटी ढूँढना

यह कॉन्फ्रेंस प्लानिंग में सबसे कॉमन मिसकैलकुलेशंस में से एक है क्योंकि लोग आमतौर पर वेडिंग प्लान्स के आधार पर रेफरेंस लेते हैं। एक वेन्यू मेन हॉल में 300 लोगों को बिठा सकता है, लेकिन अगर ब्रेकआउट रूम्स सभी सेशंस में केवल 120 लोगों को अकोमोडेट करते हैं, तो मिसमैनेजमेंट के चांसेज़ हाई होते हैं।

लीडरशिप ऑफ-साइट्स के लिए, एक डेडिकेटेड डाइनिंग स्पेस देखें जो ग्रुप को फॉर्मल सेशंस से इनफॉर्मल कन्वर्सेशन में ट्रांजीशन करने की परमिशन देता है, बिना चले या फ्लोर छोड़े।

मेरे पास कॉर्पोरेट इवेंट्स के लिए वेन्यूज़ ढूंढने वाले कई प्लानर्स इस डिटेल को तब तक ओवरलुक करते हैं जब तक बहुत देर नहीं हो जाती।

एक्सक्लूसिविटी और इवेंट ओवरलैप

आपको यह डिसाइड करना होगा कि आपके इवेंट का वेन्यू पर एक्सक्लूसिव यूज़ है, या यदि अन्य ऑर्गेनाइजेशंस उसी समय इवेंट्स चला रही होंगी। यह एंगल तब प्ले में आता है जब कोई VVIP इवेंट होता है।

शेयर्ड लॉबीज़, शेयर्ड केटरिंग स्टाफ और पीक ब्रेक टाइम्स के दौरान शेयर्ड रेस्ट रूम्स प्रेशर क्रिएट करते हैं। बोर्ड-लेवल स्ट्रेटेजी डेज़ या सेंसिटिव लीडरशिप सेशंस के लिए, एक्सक्लूसिविटी अक्सर नॉन-नेगोशिएबल होती है।

इसे कॉन्ट्रैक्ट में क्लेरिफाई करें। कन्वर्सेशन में नहीं।

ट्रेनिंग फॉर्मेट्स के लिए रूम सेटअप

ट्रेनिंग और वर्कशॉप फॉर्मेट्स स्पेसिफिक डिमांड्स करते हैं जिन्हें स्टैंडर्ड मीटिंग रूम्स शायद ही कभी पूरा करते हैं।

फैसिलिटेटर्स को लार्ज-फॉर्मेट पेपर और स्टिकी नोट्स के लिए वॉल स्पेस, बेयर वॉल्स या पिन-बोर्ड सरफेसेस की ज़रूरत होती है, न कि फ्लोर-टू-सीलिंग ग्लास की। फर्नीचर को इंडिविजुअल, पेयर्ड और ग्रुप वर्क के बीच जल्दी से रीकॉन्फ़िगर होना चाहिए।

एसोसिएशन फॉर टैलेंट डेवलपमेंट के एक स्टडी में पाया गया कि पुअरली कॉन्फिगर्ड ट्रेनिंग रूम्स पार्टिसिपेंट एंगेजमेंट को 40% तक कम कर देते हैं। इसे एक प्लानर के रूप में बुक करने से पहले एक फैसिलिटेटर के रूप में रूम में वॉक करें।

स्पीकर और प्रेजेंटर इंफ्रास्ट्रक्चर

कॉन्फ्रेंसेस और समिट्स के लिए, प्रेजेंटर एक्सपीरियंस एक सेपरेट ऑपरेशनल लेयर है जो अपने इवैल्यूएशन के लायक है।

कॉन्फिडेंस मॉनिटर्स चेक करें ताकि स्पीकर्स स्लाइड्स पढ़ने के लिए अपनी पीठ न मोड़ें। कन्फर्म करें कि ग्रीन रूम में लाइव स्टेज फीड है। पूछें कि वेन्यू अपने इन-हाउस AV सिस्टम और एक्सटर्नल सप्लायर्स के बीच ट्रांजीशन को कैसे मैनेज करता है; यह कॉन्फ्रेंस मॉर्निंग्स में डिलेज़ के सबसे कॉमन कॉज़ेज़ में से एक है।

दिन की शुरुआत में 10-मिनट का टेक्निकल डिले भी पूरे प्रोग्राम शेड्यूल और ऑडियंस कॉन्फिडेंस को अफेक्ट करता है।

केटरिंग थ्रूपुट, सिर्फ क्वालिटी नहीं

फुल-डे इवेंट्स में कॉर्पोरेट केटरिंग एक लॉजिस्टिक्स प्रॉब्लम है जितनी कि एक कुलीनरी प्रॉब्लम।

लीडरशिप ऑफ-साइट्स के लिए, पूछें कि क्या वर्किंग लंच सेशन रूम के अंदर सर्व किए जा सकते हैं। कई सीनियर टीम्स एक सेपरेट डाइनिंग रूम के लिए फॉर्मली ब्रेक लेने के बजाय मॉर्निंग डिस्कशन की एनर्जी को मेंटेन करना प्रेफर करती हैं।

आउटडोर कॉर्पोरेट इवेंट वेन्यूज़ की तुलना करते समय, यह भी कन्फर्म करें कि क्या केटरिंग इंफ्रास्ट्रक्चर ऑन-साइट अवेलेबल है या इसे एक्सटर्नली लाने की ज़रूरत है।

डेटा सिक्योरिटी प्रोटोकॉल

यह क्राइटेरियन कॉर्पोरेट वेन्यूज़ के लिए यूनिक है और स्टैंडर्ड वेन्यू चेकलिस्ट्स पर शायद ही कभी दिखाई देता है।

यदि आपके इवेंट में सेंसिटिव मटेरियल, अनरिलीज़्ड फाइनेंशियल, M&A डिस्कशंस या प्रोडक्ट रोडमैप्स शामिल हैं, तो पूछें कि क्या प्रेजेंटेशन स्क्रीन्स पब्लिक कॉरिडोर से विज़िबल हैं। पता करें कि क्या एक्सटर्नल साइनेज को सप्रेस किया जा सकता है। चेक करें कि क्या वेन्यू स्टाफ रिक्वायर्ड होने पर NDAs साइन करेगा।

कॉर्पोरेट वर्क में एक्सपीरियंस वाले वेन्यू के पास इन सवालों के क्लियर आंसर्स होंगे। जो हेज़िटेट करता है वह आपको कुछ इम्पोर्टेंट बता रहा है।

पोस्ट-इवेंट बिलिंग और रिपोर्टिंग

एक कॉर्पोरेट वेन्यू के साथ रिलेशनशिप तब एंड नहीं होता जब लास्ट डेलिगेट चला जाता है।

यह तब खास तौर पर मैटर करता है जब आप इंटरनल बजट अप्रूवल मैनेज कर रहे हों या एक कैलेंडर ईयर में रिपीट बुकिंग्स के लिए केस बना रहे हों। बेस्ट वेन्यू पार्टनर्स पोस्ट-इवेंट प्रोसेस को इवेंट की तरह ही स्मूथ बनाते हैं।

एक कॉर्पोरेट वेन्यू चुनना एक रिस्क मैनेजमेंट एक्सरसाइज है जितनी कि एक क्रिएटिव। ऊपर दिए गए सभी सवाल एक स्टैंडर्ड इन्क्वायरी फॉर्म पर नहीं दिखेंगे, लेकिन वे ठीक वही हैं जो एक्सपीरियंस्ड प्लानर्स किसी और के सोचने से पहले पूछते हैं।