कॉन्फ्रेंस रूम

सटीक कैपेसिटी फिगर्स चुने गए सीटिंग लेआउट पर निर्भर करते हैं — थिएटर, बोर्डरूम, क्लासरूम या यू-शेप कॉन्फ़िगरेशन आमतौर पर एक ही रूम के लिए अलग-अलग गेस्ट काउंट देते हैं। यह सलाह दी जाती है कि आप अपनी पसंद के सेटअप और गेस्ट काउंट के साथ सीधे होटल जे एस टावर की इवेंट्स टीम से संपर्क करें ताकि वे पुष्टि कर सकें कि स्पेस आपकी ज़रूरतों को पूरा करता है या नहीं।

होटल जे एस टावर डिब्रूगढ़, असम में ए.टी. रोड पर स्थित है — यह शहर का सेंट्रल कमर्शियल कॉरिडोर है, जो बैंकों, सरकारी ऑफ़िसों और प्रमुख बिज़नेस एस्टेब्लिशमेंट्स के करीब है। यह एड्रेस लोकल ट्रांसपोर्ट से अच्छी तरह से जुड़ा हुआ है, और ट्रेन से यात्रा करने वाले डेलिगेट्स के लिए डिब्रूगढ़ टाउन रेलवे स्टेशन इस सेंट्रल स्ट्रेच से एक्सेसिबल है।

मोहनबारी एयरपोर्ट (डिब्रूगढ़ एयरपोर्ट) शहर को कोलकाता, गुवाहाटी और दूसरे रीजनल डेस्टिनेशन्स से जोड़ता है, जिससे असम के बाहर से आने वाले पार्टिसिपेंट्स के लिए होटल एक्सेसिबल हो जाता है। ए.टी. रोड लोकेशन होटल को शहर के भीतर रखती है, और हवाई मार्ग से आने वाले डेलिगेट्स टैक्सी या लोकल ट्रांसपोर्ट से यहां पहुंच सकते हैं। आयोजकों को अराइवल लॉजिस्टिक्स की प्लानिंग करते समय होटल या लोकल ट्रांसपोर्ट प्रोवाइडर्स के साथ मौजूदा ट्रैवल टाइम की पुष्टि करनी चाहिए।

हां, होटल जे एस टावर एक फुल-सर्विस होटल के रूप में काम करता है, जिसका मतलब है कि मल्टी-डे प्रोग्राम्स में भाग लेने वाले डेलिगेट्स के लिए ऑन-साइट अकोमोडेशन उपलब्ध है। इससे अटेंडीज़ को कहीं और रहने की व्यवस्था करने और होटल और अलग कॉन्फ्रेंस वेन्यू के बीच आने-जाने की ज़रूरत नहीं पड़ती। रूम की उपलब्धता और ग्रुप बुकिंग रेट्स की पुष्टि सीधे होटल के फ्रंट ऑफ़िस से की जानी चाहिए।

कॉन्फ्रेंस रूम हाफ-डे और फुल-डे दोनों तरह के इवेंट्स के लिए सेट अप किया गया है, जिसमें होटल की इन-हाउस टीम चाय, कॉफ़ी और मील ब्रेक्स सहित कैटरिंग अरेंजमेंट्स में सहायता के लिए उपलब्ध है। एक फुल-सर्विस होटल के भीतर होने का मतलब है कि कॉन्फ्रेंस एक्सपीरियंस को बढ़ाने के लिए ऑन-साइट डाइनिंग रिसोर्सेज उपलब्ध हैं। स्पेसिफिक कैटरिंग पैकेजेस और मेन्यू की पुष्टि बुकिंग के समय होटल की इवेंट्स या एफ एंड बी टीम से की जानी चाहिए।

होटल की इवेंट्स टीम कॉन्फ्रेंस बुकिंग के हिस्से के रूप में बेसिक ऑडियो-विजुअल रिक्वायरमेंट्स के लिए कोऑर्डिनेशन सपोर्ट देती है; हालांकि, स्पेसिफिक इन्वेंट्री — जैसे प्रोजेक्टर, स्क्रीन, माइक्रोफ़ोन या वीडियो-कॉन्फ्रेंसिंग फैसिलिटीज़ — की पुष्टि आपके इवेंट की तारीख से पहले सीधे प्रॉपर्टी से की जानी चाहिए। यदि आपकी कोई स्पेशलिस्ट टेक्निकल रिक्वायरमेंट्स हैं, तो उन्हें पहले से डिस्कस करना उचित है ताकि होटल उपलब्धता की पुष्टि कर सके या विकल्प की व्यवस्था कर सके। स्पेसिफिक एवी ज़रूरतों वाले आयोजकों को पूछताछ करते समय एक डिटेल्ड रिक्वायरमेंट्स लिस्ट देने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है।

होटल प्रॉपर्टीज़ में कॉन्फ्रेंस रूम आमतौर पर थिएटर, बोर्डरूम, क्लासरूम और यू-शेप अरेंजमेंट्स जैसे कई लेआउट ऑप्शन्स में दिए जाते हैं, जिनमें से प्रत्येक अलग-अलग इवेंट फॉर्मेट्स और ग्रुप साइज़ के लिए सही होता है। होटल जे एस टावर के कॉन्फ्रेंस रूम में इनमें से सभी कॉन्फ़िगरेशन उपलब्ध हैं या नहीं, और आपकी ग्रुप साइज़ के लिए कौन सा लेआउट सबसे अच्छा काम करता है, इस पर सीधे होटल की इवेंट्स टीम से चर्चा की जानी चाहिए। अपनी पसंद के सेटअप की जल्दी पुष्टि करने से टीम को रूम ड्रेसिंग और कैपेसिटी की योजना बनाने में मदद मिलती है।

सेंट्रल डिब्रूगढ़ में ए.टी. रोड पर एक फुल-सर्विस होटल के रूप में, होटल जे एस टावर से कॉन्फ्रेंस बुकिंग के लिए इन-हाउस कैटरिंग की उम्मीद की जाती है, जिसमें रिफ्रेशमेंट ब्रेक्स और मील्स शामिल हैं। क्या बाहर के वेंडर्स या घर का बना खाना प्रॉपर्टी के भीतर परमिट है, यह एक पॉलिसी डिटेल है जिसे सीधे होटल से वेरिफाई किया जाना चाहिए। ज़्यादातर होटल-आधारित कॉन्फ्रेंस वेन्यू में बाहर की कैटरिंग के बारे में स्पेसिफिक गाइडलाइंस होती हैं, इसलिए इसे पहले से स्पष्ट करने से इवेंट के दिन कोई सरप्राइज़ नहीं होता।

सेंट्रल डिब्रूगढ़ में ए.टी. रोड पर इसकी लोकेशन को देखते हुए, होटल प्राइवेट और पब्लिक ट्रांसपोर्ट दोनों से एक्सेसिबल है। पार्किंग अरेंजमेंट्स — जिसमें कॉन्फ्रेंस डेलिगेट्स के लिए ऑन-साइट या पास में पार्किंग उपलब्ध है या नहीं — की पुष्टि सीधे होटल से की जानी चाहिए, क्योंकि उपलब्धता प्रॉपर्टी के लेआउट और लोकल स्ट्रीट कंडीशंस के आधार पर अलग-अलग हो सकती है।

होटल जे एस टावर का फ्रंट ऑफ़िस और इवेंट्स स्टाफ कॉन्फ्रेंस बुकिंग के लिए कोऑर्डिनेशन सपोर्ट देता है, जिससे रूम सेटअप, कैटरिंग ब्रेक्स और बेसिक इक्विपमेंट ज़रूरतों को मैनेज करने में मदद मिलती है ताकि आयोजक इवेंट के कंटेंट पर ध्यान केंद्रित कर सकें। एक फुल-सर्विस होटल की तरह चौबीसों घंटे फ्रंट-डेस्क की उपलब्धता का मतलब है कि पूरे दिन सहायता उपलब्ध है। प्रोग्राम के दौरान डेडिकेटेड इवेंट-स्टाफ सपोर्ट की सीमा पर बुकिंग फाइनल करते समय चर्चा और सहमति होनी चाहिए।

इच्छुक आयोजकों को उपलब्ध तारीखों, पसंद के लेआउट, कैटरिंग रिक्वायरमेंट्स और ओवरऑल पैकेज प्राइसिंग के बारे में पूछताछ करने के लिए सीधे होटल जे एस टावर से — फ़ोन पर या फ्रंट डेस्क पर — संपर्क करना चाहिए। पूछताछ के समय अपेक्षित अटेंडीज़ की संख्या, इवेंट फॉर्मेट और बुकिंग की अवधि बताने से टीम को एक सटीक प्रपोज़ल तैयार करने में मदद मिलेगी। प्राइसिंग और उपलब्धता बदल सकती है, इसलिए शर्तों पर सहमति होने के बाद लिखित पुष्टि करना उचित है।

ए.टी. रोड पर होटल की सेंट्रल पोजीशन, जो डिब्रूगढ़ में सरकारी ऑफ़िसों और प्रमुख संस्थागत एस्टेब्लिशमेंट्स के करीब है, इसे ऑफ़िशियल या इंटर-डिपार्टमेंटल मीटिंग्स के लिए एक प्रैक्टिकल विकल्प बनाती है। प्रोफेशनल होटल एनवायरनमेंट, इन-हाउस कैटरिंग और बाहर से आने वाले पार्टिसिपेंट्स के लिए अकोमोडेशन के साथ मिलकर, संरचित, मल्टी-ऑवर या मल्टी-डे फॉर्मेट्स का समर्थन करता है जिनकी आमतौर पर ऑफ़िशियल इवेंट्स को ज़रूरत होती है। प्रोटोकॉल अरेंजमेंट्स या फ़ॉर्मल बिलिंग प्रोसीजर्स जैसी स्पेसिफिक रिक्वायरमेंट्स पर होटल मैनेजमेंट के साथ पहले से चर्चा की जानी चाहिए।

चूंकि कॉन्फ्रेंस रूम एक ऐसे होटल के भीतर है जो ओवरनाइट गेस्ट्स को भी होस्ट करता है, इसलिए इवेंट्स से आमतौर पर स्टैंडर्ड बिज़नेस और अर्ली-इवनिंग घंटों के भीतर संचालित होने की उम्मीद की जाती है, हालांकि सटीक कट-ऑफ टाइम की पुष्टि होटल से की जानी चाहिए। हाई-वॉल्यूम ऑडियो, लाइव एंटरटेनमेंट या देर तक चलने वाले सेशन्स आवासीय गेस्ट्स के आराम की रक्षा के लिए डिज़ाइन की गई इन-हाउस पॉलिसीज़ के अधीन हो सकते हैं। प्लानिंग स्टेज पर होटल के साथ अपने इवेंट के शेड्यूल और किसी भी एम्प्लीफिकेशन ज़रूरतों पर चर्चा करने से इवेंट के दिन किसी भी बाधा से बचने में मदद मिलेगी।

हालांकि कोई सार्वजनिक रूप से बताई गई न्यूनतम लीड टाइम नहीं है, कॉन्फ्रेंस रूम को जितनी जल्दी हो सके बुक करना उचित है — खासकर पूरे दिन के इवेंट्स, मल्टी-डे प्रोग्राम्स या डिब्रूगढ़ में पीक बिज़नेस ट्रैवल पीरियड्स के साथ मेल खाने वाली तारीखों के लिए। जल्दी बुकिंग से होटल की टीम को पसंद के लेआउट, कैटरिंग मेन्यू और किसी भी स्पेशल इक्विपमेंट की व्यवस्था करने के लिए पर्याप्त समय भी मिलता है। होटल का फ्रंट ऑफ़िस मौजूदा उपलब्धता और क्या तारीख को होल्ड करने के लिए डिपॉज़िट या एडवांस पेमेंट की ज़रूरत है, इस बारे में सलाह दे सकता है।