कॉन्फ्रेंस हॉल

होटल मेरिडियन प्लाजा पहाड़गंज में, नई दिल्ली रेलवे स्टेशन से ठीक सटा हुआ है, जिससे यह ट्रेन से आने वाले मेहमानों के लिए सबसे आसानी से पहुंचने वाले कॉन्फ्रेंस वेन्यू में से एक है। यह इलाका दिल्ली मेट्रो नेटवर्क से भी अच्छी तरह जुड़ा हुआ है, जो राजधानी भर से मेहमानों को जोड़ता है। यह सेंट्रल लोकेशन मल्टी-सिटी गैदरिंग के लिए एक महत्वपूर्ण प्रैक्टिकल फ़ायदा है।

हां — इंदिरा गांधी इंटरनेशनल एयरपोर्ट नई दिल्ली रेलवे स्टेशन से एयरपोर्ट एक्सप्रेस मेट्रो लाइन के ज़रिए जुड़ा हुआ है, जिससे कॉन्फ्रेंस हॉल डोमेस्टिक और इंटरनेशनल दोनों हवाई यात्रियों के लिए आसानी से पहुंच के भीतर है। एयरपोर्ट एक्सप्रेस पर यात्रा आमतौर पर सीधी होती है और सड़क-ट्रैफ़िक की देरी से बचाती है। मेहमानों की लॉजिस्टिक्स प्लान करते समय होटल से मौजूदा ट्रैवल टाइम की पुष्टि करने की सलाह दी जाती है।

कॉन्फ्रेंस हॉल मॉडर्न बिज़नेस इवेंट्स को सपोर्ट करने के लिए ऑडियोविज़ुअल और प्रेजेंटेशन इंफ्रास्ट्रक्चर से लैस है। स्पेसिफिक इक्विपमेंट डिटेल्स — जैसे प्रोजेक्टर स्पेसिफिकेशन्स, स्क्रीन साइज़, माइक्रोफ़ोन सेटअप या वाई-फ़ाई कैपेसिटी — बुकिंग से पहले सीधे होटल की इवेंट्स टीम से कन्फर्म करना सबसे अच्छा है।

हॉल को इवेंट के फॉर्मेट के हिसाब से अलग-अलग अरेंजमेंट में कॉन्फ़िगर किया जा सकता है, जिसमें छोटी एग्जीक्यूटिव मीटिंग्स के लिए बोर्डरूम स्टाइल और बड़ी प्रेजेंटेशन या सेमिनार के लिए थिएटर स्टाइल शामिल है। इन-हाउस इवेंट्स टीम सलाह दे सकती है कि कौन सा लेआउट प्रोग्राम और मेहमानों की संख्या के लिए सबसे अच्छा है। प्रत्येक कॉन्फ़िगरेशन के लिए स्पेसिफिक कैपेसिटी फिगर्स को सीधे होटल से वेरिफ़ाई किया जाना चाहिए।

होटल में एक कैटरिंग टीम है जो कॉन्फ्रेंस प्रोग्राम के हिस्से के रूप में रिफ्रेशमेंट ब्रेक, वर्किंग लंच और अधिक फॉर्मल डाइनिंग की व्यवस्था कर सकती है। यह ऑन-साइट प्रोविज़न पूरे दिन के शेड्यूल को मैनेज करने वाले इवेंट ऑर्गेनाइज़र्स के लिए कोऑर्डिनेशन के प्रयास को कम करने में मदद करता है। मेन्यू, डाइटरी ऑप्शन और कैटरिंग पैकेज पर बुकिंग प्रोसेस के दौरान होटल की इवेंट्स टीम के साथ चर्चा करना सबसे अच्छा है।

होटल मेरिडियन प्लाजा एक फुल-सर्विस होटल है, इसलिए दिल्ली के बाहर से आने वाले मेहमानों के लिए प्रॉपर्टी पर गेस्ट रूम उपलब्ध हैं। कॉन्फ्रेंस हॉल के साथ एक ही छत के नीचे अकोमोडेशन होना मल्टी-डे प्रोग्राम या सुबह जल्दी शुरू होने वाले इवेंट्स के लिए विशेष रूप से सुविधाजनक है। रूम की उपलब्धता और ग्रुप बुकिंग रेट्स की पुष्टि होटल की रिज़र्वेशन टीम से की जानी चाहिए।

उपलब्धता और प्राइसिंग के बारे में सीधे होटल मेरिडियन प्लाजा से उनकी ऑफिशियल वेबसाइट hotelmeridianplaza.com के ज़रिए या होटल की इवेंट्स टीम से संपर्क करके पूछताछ की जा सकती है। इवेंट की तारीख, मेहमानों की अपेक्षित संख्या और प्रोग्राम के प्रकार जैसे डिटेल्स प्रदान करने से टीम को एक सटीक प्रपोज़ल तैयार करने में मदद मिलेगी। रेट्स इवेंट की अवधि और किसी भी अतिरिक्त सर्विस के आधार पर अलग-अलग हो सकते हैं।

हां — हॉल को बोर्डरूम कॉन्फ़िगरेशन में व्यवस्थित किया जा सकता है, जिससे यह क्लोज-निट एग्जीक्यूटिव ब्रीफिंग, इंटर-कंपनी डिस्कशन या लीडरशिप वर्कशॉप के लिए उपयुक्त है। होटल की सेंट्रल पहाड़गंज लोकेशन का मतलब यह भी है कि दिल्ली भर के अलग-अलग ऑर्गेनाइज़ेशन के पार्टिसिपेंट्स बिना लंबी यात्रा के वेन्यू तक पहुंच सकते हैं। इवेंट्स टीम ऐसी मीटिंग्स के लिए किसी भी स्पेसिफिक सेटअप प्रेफरेंस में मदद कर सकती है।

डेकोर, फ़्लोरल अरेंजमेंट या स्पेशलिस्ट इक्विपमेंट के लिए बाहरी वेंडर्स पर पॉलिसी होटल द्वारा तय की जाती हैं और इवेंट के प्रकार के आधार पर अलग-अलग हो सकती हैं। बाहर के सप्लायर्स को लाने की योजना बना रहे ऑर्गेनाइज़र्स को किसी भी थर्ड-पार्टी बुकिंग करने से पहले इवेंट्स टीम के साथ होटल की वेंडर पॉलिसी की पुष्टि करनी चाहिए। यह इवेंट के दिन किसी भी तरह के विवाद से बचने में मदद करता है।

पहाड़गंज के सेंट्रल एरिया में पार्किंग के विकल्प सीमित हो सकते हैं क्योंकि यह इलाका घना है, और होटल की अपनी पार्किंग सुविधाओं की सीधे पुष्टि की जानी चाहिए। चूंकि वेन्यू नई दिल्ली रेलवे स्टेशन से सटा हुआ है और दिल्ली मेट्रो नेटवर्क पर है, इसलिए कई मेहमानों को पब्लिक ट्रांसपोर्ट सबसे प्रैक्टिकल विकल्प लगता है। ज़्यादा संख्या में सेल्फ-ड्राइविंग मेहमानों की उम्मीद करने वाले ऑर्गेनाइज़र्स को होटल के साथ पार्किंग लॉजिस्टिक्स पर पहले से चर्चा करने की सलाह दी जाती है।

हॉल आमतौर पर आधे दिन और पूरे दिन दोनों के लिए किराए पर उपलब्ध होता है, जिससे यह छोटे वर्कशॉप के साथ-साथ लंबे कॉन्फ्रेंस प्रोग्राम के लिए भी लचीला होता है। अलग-अलग अवधियों के लिए प्राइसिंग और स्लॉट की उपलब्धता की पुष्टि होटल की इवेंट्स टीम से की जानी चाहिए। पहले से बुकिंग करने की सलाह दी जाती है, खासकर वीकडेज़ पर जब कॉर्पोरेट डिमांड ज़्यादा होती है।

कैंसिलेशन और अमेंडमेंट की शर्तें होटल मेरिडियन प्लाजा द्वारा निर्धारित की जाती हैं और बुकिंग के साइज़ और कितने पहले बदलाव का अनुरोध किया जाता है, इस पर निर्भर कर सकती हैं। रिज़र्वेशन कन्फर्म करने से पहले होटल के इवेंट बुकिंग की शर्तों की सावधानीपूर्वक समीक्षा करना महत्वपूर्ण है। इवेंट्स टीम पूछताछ के समय ऑर्गेनाइज़र्स को लागू शर्तों के बारे में बता सकती है।

कॉन्फ्रेंस हॉल को होटल के भीतर एक डेडिकेटेड इवेंट्स स्पेस के रूप में डिज़ाइन किया गया है, जो सामान्य गेस्ट-रूम एरिया से अलग एक फोकस्ड माहौल प्रदान करता है। यह रुकावटों को कम करने में मदद करता है और सेशन के दौरान एक प्रोफेशनल माहौल बनाए रखता है। हॉल के एक्सेस रूट्स और एंट्री पॉइंट्स के बारे में सटीक डिटेल्स साइट विज़िट या प्री-इवेंट ब्रीफिंग के दौरान होटल टीम से कन्फर्म की जा सकती हैं।

होटल मेरिडियन प्लाजा की इन-हाउस इवेंट्स टीम कॉन्फ्रेंस हॉल में आयोजित इवेंट्स के सेटअप, लॉजिस्टिक्स और कोऑर्डिनेशन में मदद करने के लिए उपलब्ध है। इसमें सेशन शुरू होने से पहले सीटिंग अरेंजमेंट, कैटरिंग टाइमलाइन और एवी चेक में मदद शामिल है। ऑर्गेनाइज़र्स को सलाह दी जाती है कि वे प्रोग्राम को बिना किसी रुकावट के चलाने के लिए टीम को पहले से पूरी तरह से ब्रीफ करें।