बैंक्वेट हॉल

होटल सहेली पैलेस का बैंक्वेट हॉल इंडियन वेडिंग्स के मल्टी-फ़ंक्शन नेचर को अकोमोडेट करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, जिससे एक शाम संगीत और अगली शाम रिसेप्शन जैसे सक्सेसिव इवेंट्स को होस्ट करना प्रैक्टिकल हो जाता है। कंसेक्यूटिव डेट्स पर अवेलेबिलिटी बुकिंग कैलेंडर पर डिपेंड करती है, इसलिए वेडिंग वीकेंड के लिए अर्ली इन्क्वायरी अडवाइज़ेबल है। इवेंट्स टीम मल्टी-डे बुकिंग को स्ट्रक्चर करने के तरीके पर सलाह दे सकती है।

बैंक्वेट हॉल के लिए स्पेसिफ़िक कैपेसिटी फ़िगर्स इंडिपेंडेंटली कन्फ़र्म्ड नहीं किए गए हैं और इन्हें सीधे होटल सहेली पैलेस से वेरिफ़ाई किया जाना चाहिए। कैपेसिटी चुनी गई सीटिंग कॉन्फ़िगरेशन पर भी वैरी करेगी — थिएटर-स्टाइल लेआउट्स टिपिकली बैंकेट या क्लासरूम अरेंजमेंट्स की तुलना में ज़्यादा गेस्ट्स को अकोमोडेट करते हैं। होटल की इवेंट्स टीम हर सेटअप स्टाइल के लिए लेआउट प्लान्स और गेस्ट लिमिट्स शेयर कर सकती है।

एक फ़ुल-सर्विस होटल के तौर पर, होटल सहेली पैलेस से बैंक्वेट हॉल में आयोजित इवेंट्स के लिए इन-हाउस कैटरिंग ऑफ़र करने की उम्मीद है, हालांकि मेन्यू के एग्ज़ैक्ट स्कोप और क्या आउटसाइड कैटरर्स परमिटेड हैं, इसकी पुष्टि प्रॉपर्टी से की जानी चाहिए। कई राजस्थानी होटल वेन्यू वेजिटेरियन और नॉन-वेजिटेरियन दोनों मेन्यू ऑफ़र करते हैं, जिसमें डाइटरी रिक्वायरमेंट्स के लिए कस्टमाइज़ करने का ऑप्शन होता है। इन्क्वायरिंग करते समय इवेंट्स टीम के साथ अपनी स्पेसिफ़िक कुलिनरी नीड्स पर चर्चा करना उचित है।

होटल सहेली पैलेस एक होटल प्रॉपर्टी है, इसलिए गेस्ट रूम ऑन-साइट अवेलेबल हैं — यह वेडिंग्स या कॉर्पोरेट इवेंट्स के लिए एक सिग्निफ़िकेंट कन्वीनिएंस है जहाँ अटेंडीज़ शहर से बाहर से ट्रैवल कर रहे होते हैं। बैंक्वेट हॉल के साथ रूम्स का एक ब्लॉक बुक करने से बड़े गैदरिंग के लिए लॉजिस्टिक्स कंसीडरेबली सिंपलिफ़ाई हो सकते हैं। रूम अवेलेबिलिटी और ग्रुप-बुकिंग अरेंजमेंट्स पर सीधे होटल की रिज़र्वेशन टीम के साथ चर्चा की जानी चाहिए।

महाराणा प्रताप एयरपोर्ट (डाबोक एयरपोर्ट) उदयपुर को बड़े इंडियन सिटीज़ से जोड़ता है, और न्यू फ़तेहपुरा में होटल की लोकेशन आउटस्टेशन गेस्ट्स के लिए ट्रांसफ़र टाइम को मैनेजेबल रखती है। एग्ज़ैक्ट रोड डिस्टेंस और टिपिकल ट्रांसफ़र टाइम ट्रैफ़िक और रूट के साथ वैरी कर सकता है, इसलिए गेस्ट्स को ट्रैवल करने से पहले होटल से करेंट एस्टिमेट्स कन्फ़र्म करने या नेविगेशन सर्विस चेक करने की सलाह दी जाती है। होटल एयरपोर्ट पिकअप्स के लिए ट्रांसपोर्ट अरेंजमेंट्स पर भी सलाह दे सकता है।

न्यू फ़तेहपुरा फ़तेह सागर लेक के करीब स्थित है, जो उदयपुर के सबसे आइकॉनिक स्पॉट्स में से एक है, और सिटी पैलेस एरिया और सहेलियों की बाड़ी गार्डन सहित पूरा लेकसाइड सर्किट थोड़ी ही ड्राइव पर एक्सेसिबल है। यह वेन्यू उन गेस्ट्स के लिए एक प्रैक्टिकल बेस बनाता है जो अपने इवेंट के आसपास शहर को एक्सप्लोर करना चाहते हैं। स्पेसिफ़िक लैंडमार्क तक की एग्ज़ैक्ट डिस्टेंस होटल से कन्फ़र्म की जानी चाहिए।

बैंक्वेट हॉल में अवेलेबल एवी और टेक्निकल सेटअप — जैसे प्रोजेक्शन स्क्रीन, साउंड सिस्टम, माइक्रोफ़ोन और लाइटिंग रिग्स — की डिटेल्स सीधे होटल सहेली पैलेस इवेंट्स टीम से कन्फ़र्म की जानी चाहिए। इस तरह के कई होटल बैंकेट हॉल बेसिक एवी इक्विपमेंट को स्टैंडर्ड के तौर पर ऑफ़र करते हैं और प्रेफ़र्ड वेंडर्स के ज़रिए अडिशनल टेक्निकल सपोर्ट अरेंज कर सकते हैं। अपनी टेक्निकल रिक्वायरमेंट्स को पहले से शेयर करना अडवाइज़ेबल है ताकि टीम कन्फ़र्म कर सके कि इन-हाउस क्या अवेलेबल है।

बैंक्वेट हॉल का लेआउट टिपिकली अलग-अलग इवेंट फ़ॉर्मेट्स के हिसाब से अडैप्ट किया जा सकता है — कॉन्फ्रेंस और सेमिनार के लिए थिएटर या क्लासरूम कॉन्फ़िगरेशन, और वेडिंग रिसेप्शन और सोशल सेलिब्रेशन के लिए बैंकेट या कॉकटेल अरेंजमेंट्स। होटल की इवेंट्स टीम फ़्लोर प्लान्स शेयर कर सकती है और चर्चा कर सकती है कि कौन सा सेटअप आपके गेस्ट काउंट और प्रोग्राम के लिए सबसे अच्छा फ़िट बैठता है। अपने इवेंट ब्रीफ़ को जल्दी शेयर करने से टीम को स्पेस का सबसे इफ़ेक्टिव यूज़ प्लान करने में मदद मिलती है।

डेकोर और फ़्लोरल सर्विसेज़ इन-हाउस ऑफ़र किए जाते हैं या एम्पेनल्ड वेंडर्स के ज़रिए, यह प्रॉपर्टी के हिसाब से वैरी करता है और इसे सीधे होटल सहेली पैलेस से कन्फ़र्म किया जाना चाहिए। उदयपुर में कई होटल वेन्यू के लोकल डेकोर स्पेशलिस्ट्स के साथ एस्टैब्लिश्ड रिलेशनशिप्स हैं और वे क्लाइंट की ओर से अरेंजमेंट्स फ़ैसिलिटेट कर सकते हैं। यदि आपके पास कोई प्रेफ़र्ड डेकोरेटर है, तो इन्क्वायरी के समय एक्सटर्नल वेंडर्स पर होटल की पॉलिसी चेक करना उचित है।

होटल सहेली पैलेस में पार्किंग अवेलेबिलिटी और कैपेसिटी को सीधे प्रॉपर्टी से वेरिफ़ाई किया जाना चाहिए, खासकर बड़े इवेंट्स के लिए जहाँ कई गेस्ट्स प्राइवेट व्हीकल से आ सकते हैं। होटल ऑन-साइट पार्किंग स्पेस और नियरबाय ओवरफ़्लो पार्किंग के लिए किसी भी अरेंजमेंट्स पर सलाह दे सकता है। बड़े वेडिंग गैदरिंग के लिए, पार्किंग और गेस्ट अराइवल लॉजिस्टिक्स पर इवेंट्स टीम के साथ वेल इन अडवांस चर्चा करना उचित है।

बैंक्वेट हॉल के लिए बुकिंग्स टिपिकली होटल सहेली पैलेस इवेंट्स या रिज़र्वेशन टीम के साथ डायरेक्ट कॉन्टैक्ट के ज़रिए इनिशिएट की जाती हैं, जो अवेलेबिलिटी कन्फ़र्म कर सकते हैं और पैकेज ऑप्शन पर जानकारी दे सकते हैं। उदयपुर में पीक सीज़न के लिए — खासकर अक्टूबर से फ़रवरी तक विंटर वेडिंग सीज़न के लिए — अर्ली बुकिंग स्ट्रॉन्गली अडवाइज़ेबल है क्योंकि पॉपुलर डेट्स जल्दी फ़िल हो जाती हैं। डिपॉज़िट, कन्फ़र्मेशन और किसी भी कैंसलेशन पॉलिसी से संबंधित स्पेसिफ़िक टर्म्स पर बुकिंग के समय चर्चा और रिव्यू किया जाना चाहिए।

बैंक्वेट हॉल के लिए प्राइसिंग इवेंट टाइप, गेस्ट काउंट, चूज़न मेन्यू, ड्यूरेशन और किसी भी अडिशनल सर्विसेज़ जैसे फ़ैक्टर्स पर डिपेंड करेगी। टेलर्ड कोटेशन के लिए सीधे होटल सहेली पैलेस से कॉन्टैक्ट किया जाना चाहिए, क्योंकि रेट्स सीज़न और डे ऑफ़ वीक के हिसाब से भी वैरी कर सकते हैं। कोटेशन रिक्वेस्टिंग करते समय एक क्लियर ब्रीफ़ — जिसमें एप्रोक्सिमेट गेस्ट नंबर्स, इवेंट टाइप और प्रेफ़र्ड डेट्स शामिल हों — शेयर करना हेल्पफ़ुल होता है।

रेसिडेंशियल और मिक्स्ड-यूज़ नेबरहुड में ज़्यादातर होटल प्रॉपर्टीज़ की तरह, होटल सहेली पैलेस में म्यूज़िक वॉल्यूम और इवेंट एंड टाइम्स के आसपास पॉलिसीज़ हो सकती हैं, खासकर लेट-नाइट फ़ंक्शंस के लिए। इन डिटेल्स को अपने इवेंट शेड्यूल को फ़ाइनलाइज़ करने से पहले प्रॉपर्टी से कन्फ़र्म किया जाना चाहिए, खासकर लाइव म्यूज़िक या डीजे एंटरटेनमेंट वाले इवेंट्स के लिए। अपने प्रोग्राम का अर्ली कम्युनिकेशन इवेंट्स टीम को किसी भी रिलेवेंट गाइडलाइंस को अपफ़्रंट फ़्लैग करने में मदद करता है।

इस तरह की ज़्यादातर होटल प्रॉपर्टीज़ क्लाइंट्स को उनके इवेंट की प्लानिंग और एग्ज़ीक्यूशन में गाइड करने के लिए एक इवेंट्स कोऑर्डिनेटर या रिलेशनशिप मैनेजर असाइन करती हैं। यह व्यक्ति टिपिकली होस्ट, कैटरिंग टीम और किसी भी एक्सटर्नल वेंडर्स के बीच लियाज़ करता है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि दिन स्मूथली चले। क्या बुकिंग अरेंजमेंट के हिस्से के रूप में एक डेडिकेटेड कोऑर्डिनेटर शामिल है, इसकी पुष्टि इन्क्वायरी के समय होटल सहेली पैलेस टीम से की जानी चाहिए।