बोर्ड रूम

बोर्ड रूम बड़े इवेंट्स के बजाय छोटे, हाई-लेवल गैदरिंग के लिए है। आपकी खास सीटिंग या इवेंट फ़ॉर्मेट के आधार पर सटीक कैपेसिटी जानने के लिए, सीधे होटल की इवेंट्स टीम से संपर्क करना सबसे अच्छा है, क्योंकि कॉन्फ़िगरेशन मीटिंग के नेचर के हिसाब से अलग-अलग हो सकते हैं।

बोर्ड रूम कॉर्पोरेट प्रेजेंटेशन और मीटिंग्स के लिए उपयुक्त ऑडियो-विजुअल सुविधाओं से लैस है, जो होटल के बिज़नेस-इवेंट ओरिएंटेशन के अनुरूप है। ऑर्गेनाइज़र को अपनी बुकिंग करते समय इवेंट्स टीम के साथ खास इक्विपमेंट की उपलब्धता — जैसे प्रोजेक्टर, डिस्प्ले स्क्रीन या वीडियो-कॉन्फ्रेंसिंग टूल्स — की पुष्टि करनी चाहिए।

होटल की बैंकेटिंग और इवेंट्स टीम बोर्ड रूम बुकिंग के साथ कैटरिंग की व्यवस्था कर सकती है, जिसमें चाय और कॉफ़ी सर्विस से लेकर स्ट्रक्चर्ड वर्किंग लंच तक शामिल हैं। ऑर्गेनाइज़र को अपनी कैटरिंग की ज़रूरतों पर होटल के साथ पहले से चर्चा करने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है ताकि मेन्यू और टाइमिंग को इवेंट एजेंडा के साथ अलाइन किया जा सके।

कम्फर्ट इन प्रेसिडेंट नवरंगपुरा में स्थित है, जो अहमदाबाद के प्रमुख कमर्शियल और रेजिडेंशियल इलाकों में से एक है, जिससे यह लोकल अटेंडीज़ और शहर में आने वालों दोनों के लिए आसानी से सुलभ है। होटल की सेंट्रल लोकेशन सरदार वल्लभभाई पटेल इंटरनेशनल एयरपोर्ट से बाहर से आने वाले डेलिगेट्स के लिए ट्रैवल टाइम को मैनेज करने लायक रखती है। यह एरिया सड़क मार्ग से अच्छी तरह से जुड़ा हुआ है और कॉर्पोरेट ऑफ़िस, प्रोफेशनल सर्विस फ़र्म्स और सुविधाओं के करीब है।

बोर्ड रूम में इवेंट्स में शामिल होने वाले गेस्ट्स को पार्किंग की व्यवस्था और उपलब्धता की पुष्टि के लिए सीधे कम्फर्ट इन प्रेसिडेंट से संपर्क करना चाहिए, क्योंकि इन डिटेल्स को इवेंट से पहले होटल से वेरिफ़ाई करना सबसे अच्छा है। नवरंगपुरा में होटल की लोकेशन का मतलब यह भी है कि आसपास का एरिया अटेंडीज़ के लिए अतिरिक्त ट्रांसपोर्ट और एक्सेस विकल्प प्रदान करता है।

हां, कम्फर्ट इन प्रेसिडेंट ऑन-साइट गेस्ट अकोमोडेशन वाला एक होटल है, जो मल्टी-डे प्रोग्राम्स या अहमदाबाद के बाहर से आने वाले पार्टिसिपेंट्स के लिए सुविधाजनक है। मीटिंग्स और अकोमोडेशन को एक ही छत के नीचे कंसोलिडेट करने से ऑर्गेनाइज़र के लिए को-ऑर्डिनेशन का काम कम हो जाता है। बुकिंग के समय होटल की रिज़र्वेशन टीम के साथ रूम की उपलब्धता और रेट्स की पुष्टि की जानी चाहिए।

बोर्ड रूम का डेडिकेटेड, सेल्फ-कंटेन्ड फ़ॉर्मेट इसे गोपनीय मीटिंग्स जैसे नेगोशिएशन, लीडरशिप रिव्यू या एग्जीक्यूटिव ब्रीफ़िंग के लिए एक प्रैक्टिकल विकल्प बनाता है जहां प्राइवेसी और एक प्रोफेशनल माहौल महत्वपूर्ण होते हैं। एक होटल के अंदर स्थित होने का मतलब यह भी है कि ऑर्गेनाइज़र को ऑफ़िस सेटिंग में होने वाली रुकावटों के बिना स्टाफ़ और सर्विसेज़ तक पहुंच मिलती है।

संभावित ऑर्गेनाइज़र उपलब्धता जांचने, इवेंट की ज़रूरतों पर चर्चा करने और कोटेशन प्राप्त करने के लिए कम्फर्ट इन प्रेसिडेंट की इवेंट्स या बैंकेटिंग टीम से संपर्क कर सकते हैं। पहले से बुकिंग करना उचित है, खासकर कॉर्पोरेट कैलेंडर पर लोकप्रिय तारीखों जैसे क्वार्टर-एंड पीरियड्स या अहमदाबाद में बड़े इंडस्ट्री इवेंट की तारीखों के लिए।

रूम को बोर्डरूम-स्टाइल कॉन्फ़िगरेशन में अरेंज किया गया है जो आमने-सामने की चर्चा और कोलाबोरेटिव सेशन के लिए उपयुक्त है। खास लेआउट एडजस्टमेंट या वैकल्पिक सेटअप की ज़रूरतों के लिए, ऑर्गेनाइज़र को इवेंट्स टीम से बात करनी चाहिए ताकि यह समझा जा सके कि स्पेस के भीतर क्या व्यवस्थाएं संभव हैं।

इस तरह के होटल के भीतर एक बिज़नेस-ओरिएंटेड मीटिंग स्पेस के लिए भरोसेमंद कनेक्टिविटी एक स्टैंडर्ड उम्मीद है। ऑर्गेनाइज़र को इवेंट के दिन से पहले होटल की इवेंट्स टीम के साथ सीधे खास कनेक्टिविटी व्यवस्थाओं — जिसमें डेडिकेटेड बैंडविड्थ या गेस्ट वाई-फ़ाई प्रदान किया गया है या नहीं — की पुष्टि करनी चाहिए।

कम्फर्ट इन प्रेसिडेंट, कम्फर्ट इन ब्रांड का हिस्सा है, जो चॉइस होटल्स इंटरनेशनल पोर्टफ़ोलियो के अंतर्गत आता है। चॉइस होटल्स लॉयल्टी प्रोग्राम के सदस्य गेस्ट्स अपने स्टे या इवेंट बुकिंग से जुड़े लाभों या पॉइंट्स की पात्रता के संबंध में होटल से जांच कर सकते हैं।

नवरंगपुरा एक अच्छी तरह से विकसित कमर्शियल इलाका है जिसमें आसपास के क्षेत्र में विभिन्न प्रकार के डाइनिंग, कैफ़े और रिटेल विकल्प हैं, जो ब्रेक के दौरान या इवेंट के बाद अटेंडीज़ के लिए सुविधाजनक हो सकते हैं। होटल खुद भी उन ग्रुप्स के लिए ऑन-साइट फ़ूड और बेवरेज सुविधाएं प्रदान करता है जो प्रॉपर्टी के भीतर रहना पसंद करते हैं।

कैंसिलेशन और रीशेड्यूलिंग की शर्तें बुकिंग के समय होटल द्वारा तय की जाती हैं और इवेंट के साइज़, कैटरिंग ऑर्डर और कैंसिलेशन कितनी पहले किया गया है, इसके आधार पर अलग-अलग हो सकती हैं। ऑर्गेनाइज़र को रिज़र्वेशन की पुष्टि करने से पहले इवेंट्स टीम से पूरी शर्तें और नियम मांगने चाहिए।

इस तरह के कई होटल मीटिंग रूम को आधे दिन या पूरे दिन के स्लॉट के लिए बुक किया जा सकता है, लेकिन खास उपलब्धता और किसी भी न्यूनतम बुकिंग अवधि की पुष्टि कम्फर्ट इन प्रेसिडेंट की इवेंट्स टीम से की जानी चाहिए। इवेंट की सटीक टाइमिंग की ज़रूरतों पर पहले से चर्चा करने से टीम को सबसे उपयुक्त पैकेज या व्यवस्था सुझाने में मदद मिलेगी।