बोर्डरूम

**बोर्डरूम** की सटीक कैपेसिटी फिगर्स की पुष्टि सीधे होटल की इवेंट्स टीम से की जानी चाहिए, क्योंकि वे लेआउट कॉन्फ़िगरेशन और किसी भी फर्नीचर या इक्विपमेंट के आधार पर अलग-अलग हो सकती हैं। अपने डेलिगेट काउंट को फाइनल करने से पहले प्रॉपर्टी से संपर्क करने से यह सुनिश्चित होता है कि स्पेस आपके ग्रुप को आराम से अकोमोडेट कर सके।

होटल की इन-हाउस इवेंट्स टीम **बोर्डरूम** बुकिंग के लिए ऑडियोविजुअल और प्रेजेंटेशन रिक्वायरमेंट्स को कोऑर्डिनेट करती है। प्लानर्स को सलाह दी जाती है कि वे अपनी स्पेसिफिक टेक्निकल ज़रूरतों — जैसे प्रोजेक्शन, डिस्प्ले स्क्रीन या कनेक्टिविटी — पर पूछताछ के समय चर्चा करें ताकि इवेंट शुरू होने से पहले सब कुछ कन्फर्म और सेट अप किया जा सके।

प्रॉपर्टी की हॉस्पिटैलिटी टीम **बोर्डरूम** इवेंट्स के लिए कैटरिंग और F&B अरेंजमेंट्स को मैनेज करती है, जिसमें रिफ्रेशमेंट ब्रेक्स, वर्किंग लंच और ज़रूरत पड़ने पर फुल मील सर्विस शामिल है। बुकिंग प्रोसेस के दौरान इवेंट्स डेस्क के साथ स्पेसिफिक मेन्यू, डाइटरी अकोमोडेशन और सर्विस टाइमिंग पर चर्चा की जा सकती है।

क्योंकि **बोर्डरूम** एक होटल के अंदर स्थित है, इसलिए डेलिगेट्स के लिए ओवरनाइट अकोमोडेशन उसी प्रॉपर्टी में अरेंज किया जा सकता है, जिससे यह मल्टी-डे कॉर्पोरेट प्रोग्राम्स या रेजिडेंशियल वर्कशॉप्स के लिए एक सुविधाजनक सिंगल-वेन्यू सॉल्यूशन बन जाता है। प्लानर्स को अपनी इवेंट बुकिंग के साथ रिजर्वेशन टीम से रूम की उपलब्धता और ग्रुप रेट्स की पुष्टि करनी चाहिए।

ईदगाह कॉलोनी आगरा का एक स्थापित इलाका है, जहां शहर के रोड नेटवर्क के ज़रिए पहुंचा जा सकता है। कार से यात्रा करने वाले डेलिगेट्स यमुना एक्सप्रेसवे और दिल्ली व अन्य प्रमुख शहरों से नेशनल हाईवे कनेक्शन्स के ज़रिए इस एरिया तक पहुंच सकते हैं। होटल की इवेंट्स टीम अनुरोध पर आगरा कैंटोनमेंट रेलवे स्टेशन या शहर के एयरपोर्ट से सबसे सुविधाजनक रूट या ट्रांसफर ऑप्शन्स के बारे में सलाह दे सकती है।

ईदगाह कॉलोनी में होटल और आगरा कैंटोनमेंट रेलवे स्टेशन के बीच की सटीक दूरी की पुष्टि प्रॉपर्टी से सीधे की जानी चाहिए, क्योंकि सटीक यात्रा का समय स्पेसिफिक रूट और ट्रैफिक कंडीशंस पर निर्भर करता है। होटल की टीम आमतौर पर आने वाले डेलिगेट्स की सहायता के लिए लोकल ट्रांसफर या टैक्सी अरेंजमेंट्स के बारे में सलाह दे सकती है।

होटल में पार्किंग अरेंजमेंट्स की पुष्टि सीधे प्रॉपर्टी से की जानी चाहिए, क्योंकि उपलब्धता और इससे जुड़े चार्जेस अलग-अलग हो सकते हैं। प्लानर्स जो कई डेलिगेट्स के ड्राइव करके आने की उम्मीद कर रहे हैं, उन्हें अपनी बुकिंग फाइनल करते समय इवेंट्स या फ्रंट-डेस्क टीम से पार्किंग कैपेसिटी की जांच करने की सलाह दी जाती है।

यह स्पेस एक डेडिकेटेड बोर्डरूम स्टाइल में कॉन्फ़िगर किया गया है, जो मीटिंग्स और डिस्कशंस के लिए ऑप्टिमाइज़्ड है जहां अटेंडीज़ एक-दूसरे के सामने बैठते हैं। क्या रूम के डायमेंशन्स के भीतर क्लासरूम या यू-शेप जैसे वैकल्पिक लेआउट संभव हैं, इस पर बुकिंग के समय इवेंट्स टीम से चर्चा की जानी चाहिए।

आगरा के विश्व स्तर पर मान्यता प्राप्त कल्चरल लैंडमार्क्स शहर को एक आकर्षक इंसेंटिव डेस्टिनेशन बनाते हैं, और **बोर्डरूम** उन प्रोग्राम्स के लिए प्रोफेशनल एंकर के रूप में काम कर सकता है जो शहर में बिज़नेस एजेंडा को टीम या क्लाइंट एक्सपीरियंसेज के साथ जोड़ते हैं। इंसेंटिव मीटिंग्स या लीडरशिप ऑफ-साइट्स की प्लानिंग करने वाले ऑर्गेनाइज़ेशंस को अक्सर डेस्टिनेशन खुद ही अटेंडीज़ के लिए महत्वपूर्ण अपील जोड़ता हुआ लगता है।

**बोर्डरूम** की उपलब्धता होटल की व्यापक ऑक्यूपेंसी और इवेंट्स कैलेंडर पर निर्भर करती है, इसलिए पहले पूछताछ करने से प्लानर्स को डेट्स और सेटअप लीड टाइम का बेहतर ऑप्शन मिलता है। जैसे ही पसंदीदा डेट्स की पहचान हो जाए, खास तौर पर स्पेसिफिक कैटरिंग या AV अरेंजमेंट्स की ज़रूरत वाले इवेंट्स के लिए, प्रॉपर्टी के इवेंट्स डेस्क से संपर्क करना सबसे अच्छा है।

**बोर्डरूम** के लिए प्राइसिंग आमतौर पर अवधि, डेलिगेट नंबर्स, कैटरिंग रिक्वायरमेंट्स और किसी भी अतिरिक्त सर्विस की ज़रूरत के आधार पर तय की जाती है। इवेंट के मुख्य डिटेल्स पर चर्चा होने के बाद होटल की इवेंट्स टीम एक टेलर्ड कोटेशन प्रदान कर सकती है।

कैंसिलेशन और अमेंडमेंट टर्म्स प्रॉपर्टी द्वारा निर्धारित किए जाते हैं और कॉन्ट्रैक्ट के समय उनकी सावधानीपूर्वक समीक्षा की जानी चाहिए। प्लानर्स को इवेंट्स डेस्क से पूरी बुकिंग टर्म्स का अनुरोध करने की सलाह दी जाती है ताकि वे डेलिगेट नंबर्स या डेट्स में किसी भी बदलाव के लिए प्लान कर सकें।

क्या बाहर के वेंडर्स या टेक्नीशियंस को ऑन-साइट अनुमति है, यह होटल की पॉलिसी के अधीन है और अरेंजमेंट्स फाइनल होने से पहले इवेंट्स टीम से इसकी पुष्टि की जानी चाहिए। क्लाइंट द्वारा उपयोग किए जाने वाले किसी भी थर्ड-पार्टी सप्लायर्स की अग्रिम सूचना देने से इवेंट के दिन किसी भी जटिलता से बचने में मदद मिलती है।

प्रॉपर्टी में एक्सेसिबिलिटी प्रोविजन्स की पुष्टि सीधे होटल से की जानी चाहिए, क्योंकि फैसिलिटीज़ अलग-अलग हो सकती हैं। प्लानर्स जिनके डेलिगेट्स को स्पेसिफिक मोबिलिटी या एक्सेसिबिलिटी ज़रूरतों की ज़रूरत है, उन्हें बुकिंग प्रोसेस की शुरुआत में इवेंट्स टीम के साथ इन रिक्वायरमेंट्स को उठाने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है ताकि उचित अरेंजमेंट्स किए जा सकें।