कॉन्फ्रेंस हॉल

कैपेसिटी चुने गए सीटिंग लेआउट पर निर्भर करती है — थिएटर स्टाइल, क्लासरूम स्टाइल या बोर्डरूम स्टाइल, प्रत्येक में अलग-अलग मेहमानों की संख्या आती है। होटल की इवेंट्स टीम किसी दिए गए सेटअप के लिए अधिकतम कैपेसिटी के बारे में सलाह दे सकती है। पूछताछ करते समय अपनी अपेक्षित मेहमानों की संख्या बताना सबसे अच्छा है ताकि टीम सबसे उपयुक्त अरेंजमेंट की पुष्टि कर सके।

होटल शिवम अपनी हॉस्पिटैलिटी पेशकश के हिस्से के रूप में इन-हाउस कैटरिंग सपोर्ट प्रदान करता है, जिसमें इवेंट के साथ कोऑर्डिनेटेड चाय और कॉफी ब्रेक, लंच और बुफे-स्टाइल मील शामिल हो सकते हैं। विशिष्ट मेनू ऑप्शन, डाइटरी आवश्यकताएं और मील टाइमिंग पर प्लानिंग स्टेज के दौरान कैटरिंग टीम के साथ चर्चा की जा सकती है। मेहमानों को कैटरिंग पैकेज के विवरण और मूल्य निर्धारण की पुष्टि सीधे होटल से करने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है।

हाँ — पिंपरी-चिंचवड मुंबई-पुणे एक्सप्रेसवे और पुणे-नाशिक हाईवे के माध्यम से सुलभ है, जिससे यह दोनों दिशाओं से आने वाले डेलिगेट्स के लिए एक प्रैक्टिकल डेस्टिनेशन बन जाता है, बिना सेंट्रल पुणे में नेविगेट किए। यह सड़क कनेक्टिविटी मल्टी-सिटी कॉर्पोरेट गैदरिंग के लिए लोकेशन के वास्तविक फायदों में से एक है। होटल बाहर से आने वाले डेलिगेट्स के लिए आस-पास के अकोमोडेशन ऑप्शन के बारे में सलाह दे सकता है।

होटल शिवम एक होटल प्रॉपर्टी है, इसलिए साइट पर गेस्ट रूम उपलब्ध हैं, जो बाहर से आने वाले अटेंडीज़ वाले कॉन्फ्रेंस के लिए एक प्रैक्टिकल लाभ है। अकोमोडेशन और इवेंट स्पेस का एक ही छत के नीचे होना आयोजकों और डेलिगेट्स दोनों के लिए लॉजिस्टिक्स को सरल बनाता है। इवेंट की प्लानिंग करते समय रूम की उपलब्धता और दरों की पुष्टि सीधे होटल की रिजर्वेशन टीम से की जानी चाहिए।

पिंपरी-चिंचवड में मैन्युफैक्चरिंग, ऑटोमोटिव और टेक्नोलॉजी कंपनियों का एक बड़ा जमावड़ा है, और इस कॉरिडोर के भीतर होटल शिवम का लोकेशन इसे एरिया के प्रमुख बिज़नेस डिस्ट्रिक्ट्स के करीब रखता है। यह उन कंपनियों के लिए एक प्रैक्टिकल वेन्यू बनाता है जिनकी टीमें पहले से ही पिंपरी-चिंचवड के इंडस्ट्रियल ज़ोन में स्थित हैं या नियमित रूप से आती-जाती हैं। व्यक्तिगत बिज़नेस पार्क तक की विशिष्ट दूरी की पुष्टि होटल से की जा सकती है।

पिंपरी रेलवे स्टेशन और चिंचवड रेलवे स्टेशन दोनों होटल के करीब हैं और पुणे और उससे आगे तक कनेक्ट करने वाले लोकल रेल नेटवर्क को सर्व करते हैं। ट्रेन से यात्रा करने वाले डेलिगेट्स को ये स्टेशन वेन्यू तक पहुंचने के लिए सुविधाजनक लगेंगे। होटल अनुरोध पर स्टेशन से सबसे अच्छे रूट के बारे में सलाह दे सकता है।

पुणे इंटरनेशनल एयरपोर्ट पिंपरी-चिंचवड से उचित ड्राइव के भीतर पहुंचा जा सकता है, जिससे यह इवेंट्स के लिए बाहर से आने वाले गेस्ट्स के लिए एक अच्छा ऑप्शन बन जाता है। यात्रा का समय यात्रा के समय ट्रैफिक की स्थिति के आधार पर भिन्न हो सकता है। होटल की टीम सबसे अच्छे अप्रोच रूट पर मार्गदर्शन प्रदान कर सकती है या आने वाले डेलिगेट्स के लिए ट्रांसपोर्ट ऑप्शन सुझा सकती है।

होटल की इवेंट्स टीम कॉन्फ्रेंस हॉल में उपलब्ध एवी इक्विपमेंट और टेक्निकल फैसिलिटीज़, जैसे प्रोजेक्टर, स्क्रीन, माइक्रोफोन और साउंड सिस्टम की पुष्टि कर सकती है। विशिष्ट टेक्निकल आवश्यकताओं वाले आयोजकों — जैसे वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग कैपेबिलिटी या स्टेजिंग — को इन ज़रूरतों को पहले से बताना चाहिए ताकि होटल उपलब्धता की पुष्टि कर सके या अतिरिक्त सपोर्ट की व्यवस्था कर सके।

होटल प्रॉपर्टीज़ में कॉन्फ्रेंस हॉल आमतौर पर थिएटर, क्लासरूम, बोर्डरूम और यू-शेप लेआउट सहित कई कॉन्फ़िगरेशन में अरेंज किए जाते हैं, प्रत्येक एक अलग इवेंट फॉर्मेट और मेहमानों की संख्या के लिए उपयुक्त होता है। होटल शिवम की इवेंट्स टीम सलाह दे सकती है कि रूम कौन से लेआउट को सपोर्ट करता है और किसी विशेष प्रोग्राम के लिए सबसे अच्छा क्या काम करता है। पूछताछ करते समय अपना एजेंडा और अपेक्षित डेलिगेट काउंट साझा करना सहायक होता है।

प्रॉपर्टी पर पार्किंग की उपलब्धता की पुष्टि सीधे होटल से की जानी चाहिए, क्योंकि कैपेसिटी और किसी भी संबंधित शुल्क में भिन्नता हो सकती है। पिंपरी-चिंचवड में होटल के लोकेशन को देखते हुए, आस-पास का एरिया आमतौर पर सड़क पहुंच से अच्छी तरह से जुड़ा हुआ है। होटल टीम बुकिंग की पुष्टि करते समय डेलिगेट्स को सबसे सुविधाजनक पार्किंग अरेंजमेंट के बारे में सलाह दे सकती है।

कॉन्फ्रेंस हॉल के लिए पूछताछ सीधे होटल शिवम की इवेंट्स या रिजर्वेशन टीम से करना सबसे अच्छा है, जो वांछित तारीख के लिए उपलब्धता की जांच कर सकती है और आवश्यकताओं पर चर्चा कर सकती है। इवेंट का प्रकार, अपेक्षित मेहमानों की संख्या, कैटरिंग की ज़रूरतें और एवी आवश्यकताएं जैसे विवरण टीम को एक उपयुक्त प्रस्ताव तैयार करने में मदद करेंगे। बुकिंग की शर्तें, अग्रिम सूचना की आवश्यकताएं और कैंसिलेशन की शर्तें पूछताछ के समय होटल से पुष्टि की जानी चाहिए।

कॉन्फ्रेंस हॉल और होटल शिवम का कैटरिंग इंफ्रास्ट्रक्चर कई सेशन, मॉर्निंग ब्रेक, लंच और आफ्टरनून रिफ्रेशमेंट के आसपास संरचित पूरे दिन के इवेंट्स को सपोर्ट करने के लिए अच्छी तरह से स्थित है। आयोजक होटल टीम के साथ मिलकर एक शेड्यूल की योजना बना सकते हैं जो मील ब्रेक को दिन के एजेंडा में सुचारू रूप से एकीकृत करता है। इवेंट टाइमटेबल के साथ स्टाफिंग और कैटरिंग को संरेखित करने के लिए होटल के साथ पूरे प्रोग्राम आउटलाइन की अग्रिम पुष्टि सुनिश्चित करती है।

बाहर के वेंडर्स, डेकोरेटर या थर्ड-पार्टी एवी सप्लायर्स के संबंध में नीतियां प्रॉपर्टी के अनुसार भिन्न होती हैं और व्यवस्था करने से पहले होटल शिवम की इवेंट्स टीम से पुष्टि की जानी चाहिए। कुछ होटलों को वेंडर्स को पहले से अप्रूव करने की आवश्यकता होती है या उनके पास पसंदीदा सप्लायर अरेंजमेंट हो सकते हैं। प्लानिंग प्रक्रिया में इसे जल्दी स्पष्ट करने से इवेंट की तारीख के करीब संभावित जटिलताओं से बचा जा सकता है।

वेन्यू पर एक्सेसिबिलिटी फीचर्स, जिसमें लिफ्ट एक्सेस, स्टेप-फ्री एंट्री और एक्सेसिबल रेस्ट रूम फैसिलिटीज़ शामिल हैं, की पुष्टि सीधे होटल शिवम से की जानी चाहिए, क्योंकि ये विवरण प्रॉपर्टी के अनुसार भिन्न होते हैं। विशिष्ट मोबिलिटी या एक्सेसिबिलिटी ज़रूरतों वाले अटेंडीज़ की उम्मीद करने वाले आयोजकों को प्रारंभिक पूछताछ करते समय इन आवश्यकताओं को उठाना चाहिए ताकि उचित व्यवस्था की पुष्टि या की जा सके।