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रिसॉर्ट एयर-कंडीशन्ड इनडोर बैंकेट हॉल और कोचीन हार्बर और बैकवाटर को देखने वाले खुले आउटडोर स्पेसेज़ दोनों प्रदान करता है। विलिंगडन आइलैंड पर वाटरफ्रंट सेटिंग आउटडोर सेरेमनी और कॉकटेल इवनिंग्स को विशेष रूप से अलग बनाती है। मौसम-आधारित आउटडोर सेटअप को कवर्ड फॉलबैक स्पेसेज़ के पास होने का फायदा मिलता है, और इवेंट्स टीम प्लानिंग कंसल्टेशन के दौरान मौसमी उपयुक्तता पर सलाह दे सकती है।

प्रॉपर्टी छोटे एग्जीक्यूटिव मीटिंग्स और प्राइवेट डाइनिंग गैदरिंग्स से लेकर बड़े बैंकेट-फॉर्मेट सेलिब्रेशन तक, विभिन्न ग्रुप साइज़ को समायोजित करती है। थिएटर, बैंकेट और कॉकटेल कॉन्फ़िगरेशन में प्रति स्पेस की सटीक न्यूनतम और अधिकतम कैपेसिटी स्पाल्बा प्रॉपर्टी पेज पर लिस्टेड है। प्लानर्स को सलाह दी जाती है कि वे वेन्यू टीम से एक टेलर्ड स्पेस रिकमेंडेशन प्राप्त करने के लिए हेडकाउंट निर्दिष्ट करते हुए स्पाल्बा के माध्यम से एक इन्क्वायरी सबमिट करें।

ताज मालाबार रिसॉर्ट और स्पा में आईएचसीएल फूड एंड बेवरेज टीम द्वारा मैनेज की जाने वाली पूरी तरह से इन-हाउस कैटरिंग चलती है, जो केरल में हेरिटेज लग्ज़री रिसॉर्ट वेन्यू में लगातार क्वालिटी चाहने वाले ग्रुप्स के लिए एक प्रमुख विशेषता है। पाक कला में केरल की स्पेशलिटीज़, पैन-इंडियन कुज़ीन और इंटरनेशनल मेन्यू शामिल हैं। टीम अनुरोध पर वेजिटेरियन, जैन और डाइटरी प्रेफरेंस मेन्यू को समायोजित करती है। विशिष्ट मेन्यू पैकेज और प्रति-प्लेट प्राइसिंग की पुष्टि स्पाल्बा इन्क्वायरी के माध्यम से की जा सकती है।

रिसॉर्ट के इवेंट स्पेसेज़ प्रोफेशनल ऑडियो-विजुअल सिस्टम, प्रोजेक्टर और स्क्रीन सेटअप और हाई-स्पीड वाई-फाई एक्सेस से लैस हैं ताकि कॉर्पोरेट कॉन्फ़्रेंस और माइस इवेंट्स को सपोर्ट किया जा सके। एक इन-हाउस टेक्निकल और बैंकेटिंग ऑपरेशंस टीम सेटअप के दौरान एवी रिक्वायरमेंट्स को कोऑर्डिनेट करती है। मल्टी-सेशन कॉन्फ़्रेंस या हाइब्रिड फॉर्मेट आयोजित करने वाले प्लानर्स को इन्क्वायरी के समय टेक्निकल ज़रूरतों को निर्दिष्ट करना चाहिए ताकि वेन्यू टीम उपलब्ध कॉन्फ़िगरेशन की पुष्टि कर सके।

ताज मालाबार रिसॉर्ट और स्पा, कोचीन में 90 से ज़्यादा गेस्ट रूम और सुइट्स हैं, जिनमें हार्बर-व्यू और हेरिटेज-विंग विकल्प शामिल हैं, जो इसे मल्टी-डे रेसिडेंशियल कॉन्फ़्रेंस और वेडिंग स्टे के लिए एक मजबूत विकल्प बनाते हैं। इवेंट ग्रुप्स के लिए रूम ब्लॉक एलोकेशन वेन्यू पैकेज के साथ नेगोशिएट किए जा सकते हैं। डेलिगेट्स को आइकॉनिक हेरिटेज एंबियंस और रिसॉर्ट के डायरेक्ट वाटरफ्रंट एक्सेस का लाभ मिलता है। विशिष्ट इवेंट डेट्स के लिए रूम की उपलब्धता स्पाल्बा लिस्टिंग के माध्यम से जांची जा सकती है।

विलिंगडन आइलैंड, जहां रिसॉर्ट स्थित है, कोचीन इंटरनेशनल एयरपोर्ट से लगभग 40 किलोमीटर दूर है, जहां ट्रैफिक और रूट के आधार पर लगभग 60 से 90 मिनट का ड्राइव लगता है। यह आइलैंड नेशनल हाईवे कॉरिडोर के माध्यम से सड़क मार्ग से अच्छी तरह से जुड़ा हुआ है, और इवेंट डेलिगेट्स और आउटस्टेशन वेडिंग गेस्ट्स के लिए रिसॉर्ट के माध्यम से प्री-अरेंज्ड एयरपोर्ट ट्रांसफर उपलब्ध हैं, जो कोच्चि में वाटरफ्रंट रिसॉर्ट कॉन्फ़्रेंस वेन्यू की तलाश में हैं।

रिसॉर्ट इवेंट गेस्ट्स के लिए ऑन-साइट पार्किंग प्रदान करता है, जिसमें बड़े गैदरिंग्स के लिए वैले सर्विसेज़ उपलब्ध हैं। विलिंगडन आइलैंड की सीमित भौगोलिक स्थिति का मतलब है कि ज़्यादातर मेहमान सड़क मार्ग से या फोर्ट कोच्चि से रिसॉर्ट की बोट ट्रांसफर सर्विस के माध्यम से आते हैं। बड़े डेलिगेशन को कोऑर्डिनेट करने वाले प्लानर्स को अनुमानित वाहन संख्या पहले से बतानी चाहिए ताकि वेन्यू टीम इवेंट के दिन के लिए पर्याप्त पार्किंग और अराइवल लॉजिस्टिक्स की व्यवस्था कर सके।

प्रॉपर्टी के प्रमुख क्षेत्रों में दिव्यांग मेहमानों के लिए एक्सेस की व्यवस्था है। डेलिगेट्स या मेहमानों के लिए विशिष्ट एक्सेसिबिलिटी आवश्यकताओं वाले प्लानर्स को बुकिंग के समय ताज मालाबार इवेंट्स टीम के साथ सीधे उन ज़रूरतों पर चर्चा करने के लिए दृढ़ता से प्रोत्साहित किया जाता है, ताकि सभी अटेंडीज़ के लिए आरामदायक अनुभव सुनिश्चित करने के लिए उचित रूम एलोकेशन, वेन्यू एक्सेस रूट्स और ऑन-ग्राउंड सपोर्ट की व्यवस्था पहले से की जा सके।

शादियों और बड़े सोशल इवेंट्स के लिए, कोच्चि में एक प्रमुख वाटरफ्रंट इवेंट प्रॉपर्टी के रूप में रिसॉर्ट की लोकप्रियता को देखते हुए, छह से बारह महीने पहले बुकिंग करना दृढ़ता से सलाह दी जाती है। कॉर्पोरेट कॉन्फ़्रेंस और छोटी मीटिंग्स के लिए डेट की उपलब्धता के आधार पर कम लीड टाइम हो सकता है। प्लानर्स स्पाल्बा लिस्टिंग के माध्यम से सीधे लाइव उपलब्धता की जांच कर सकते हैं और बुकिंग इन्क्वायरी सबमिट कर सकते हैं, जो उन्हें वेन्यू की डेडिकेटेड इवेंट्स टीम से जोड़ता है।

एक बार जब स्पाल्बा प्लेटफॉर्म के माध्यम से एक इन्क्वायरी सबमिट की जाती है, तो ताज मालाबार इवेंट्स टीम को सूचित किया जाता है और वे आमतौर पर निर्दिष्ट इवेंट डेट और फॉर्मेट से संबंधित स्पेस ऑप्शंस, कैपेसिटी, कैटरिंग आउटलाइन और अकोमोडेशन ब्लॉक्स को कवर करते हुए एक प्रपोज़ल के साथ जवाब देते हैं। स्पाल्बा का डायरेक्ट इन्क्वायरी सिस्टम यह सुनिश्चित करता है कि कम्युनिकेशन ट्रैक और डॉक्यूमेंटेड हो, जिससे मल्टी-वेंडर इवेंट्स को कोऑर्डिनेट करने वाले व्यस्त प्लानर्स के लिए बार-बार की बातचीत कम हो जाती है।

ताज मालाबार रिसॉर्ट और स्पा में इवेंट बुकिंग के लिए कैंसलेशन और रीशेड्यूलिंग की शर्तें स्टैंडर्ड आईएचसीएल ग्रुप बुकिंग पॉलिसी द्वारा नियंत्रित होती हैं और बुकिंग के समय इवेंट कॉन्ट्रैक्ट में पुष्टि की जाती हैं। विशिष्ट शर्तें इवेंट के साइज़, एडवांस नोटिस और चुने गए कॉन्ट्रैक्चुअल पैकेज के आधार पर भिन्न होती हैं। प्लानर्स को सलाह दी जाती है कि किसी भी अस्पष्टता से बचने के लिए किसी भी एग्रीमेंट पर हस्ताक्षर करने से पहले वेन्यू की सेल्स टीम के साथ लिखित पॉलिसी की समीक्षा करें।

एक फ्लैगशिप आईएचसीएल प्रॉपर्टी के रूप में, ताज मालाबार रिसॉर्ट और स्पा डेडिकेटेड वेडिंग स्पेशलिस्ट्स तक पहुंच प्रदान करता है जो कैटरिंग, डेकोर, गेस्ट अकोमोडेशन और सेरेमोनियल लॉजिस्टिक्स में कोऑर्डिनेट करते हैं। वाटरफ्रंट सेटिंग प्रॉपर्टी के भीतर विभिन्न वेन्यू में कई वेडिंग फ़ंक्शंस को सपोर्ट करती है, जो केरल में लग्ज़री डेस्टिनेशन वेडिंग्स के लिए एक डिफरेंशिएटर है। कपल्स वेन्यू टीम से एक पर्सनलाइज़्ड वेडिंग पैकेज प्रपोज़ल प्राप्त करने के लिए स्पाल्बा के इन्क्वायरी टूल के माध्यम से प्लानिंग प्रोसेस शुरू कर सकते हैं।

ताज मालाबार रिसॉर्ट और स्पा के पास डेकोर और फ्लोरल वेंडर्स की एक एम्पेनल्ड लिस्ट है जो प्रॉपर्टी के स्पेसेज़ और ऑपरेशनल रिक्वायरमेंट्स से परिचित हैं। बाहरी वेंडर्स पर इवेंट्स और ऑपरेशंस टीम की पूर्व मंज़ूरी के अधीन विचार किया जा सकता है। जिन प्लानर्स और कपल्स के पास एक पसंदीदा बाहरी डेकोरेटर है, उन्हें इन्क्वायरी स्टेज पर इसकी घोषणा करनी चाहिए ताकि किसी भी कॉन्ट्रैक्ट को अंतिम रूप देने से पहले वेंडर परमिशन और एक्सेस लॉजिस्टिक्स की पुष्टि की जा सके।

आईएचसीएल ग्रुप के हिस्से के रूप में, ताज मालाबार रिसॉर्ट और स्पा कॉर्पोरेट इवेंट बुकिंग के लिए जीएसटी-कंप्लायंट इनवॉइस जारी करने के लिए पूरी तरह से सुसज्जित है, जो फाइनेंस टीमों को सपोर्ट करता है जिन्हें इंटरनल अप्रूवल और रीइम्बर्समेंट के लिए उचित टैक्स डॉक्यूमेंटेशन की आवश्यकता होती है। माइस इवेंट्स, ऑफ-साइट्स या एग्जीक्यूटिव रिट्रीट्स आयोजित करने वाले कॉर्पोरेट प्लानर्स को इन्क्वायरी स्टेज पर बिलिंग एंटिटी डिटेल्स और जीएसटी रजिस्ट्रेशन नंबर निर्दिष्ट करने चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि डॉक्यूमेंटेशन शुरू से ही सही ढंग से तैयार किया गया है।