द रॉयल ओक - होटल सेक्टर 40, गुरुग्राम में

द रॉयल ओक होटल अलग-अलग इवेंट साइज़ के लिए उपयुक्त डेडिकेटेड बैंकेट और फ़ंक्शन स्पेसेज़ देता है। हर स्पेस को सेरेमनी, रिसेप्शन या मीटिंग्स के लिए स्वतंत्र रूप से कॉन्फ़िगर किया जा सकता है। चाहे आपको एक इंटीमेट गैदरिंग के लिए एक सिंगल हॉल चाहिए या मल्टी-सेशन इवेंट के लिए कई एरिया, वेन्यू का ऑन-साइट कोऑर्डिनेटर कन्फर्म उपलब्धता के आधार पर कॉम्बिनेशन की संभावनाओं पर सलाह दे सकता है।

द रॉयल ओक होटल के आउटडोर और ओपन-एयर सेटअप विकल्प विशिष्ट इवेंट की तारीख और स्पेस की उपलब्धता पर निर्भर करते हैं। गुरुग्राम के मौसम को देखते हुए आउटडोर फॉर्मेट मौसमी उपयुक्तता के अधीन हैं। अल-फ्रेस्को डिनर, कॉकटेल इवनिंग या ओपन सेरेमनी ऑर्गनाइज़ करने वाले प्लानर्स को लिस्टिंग पेज पर स्पाल्बा इन्क्वायरी टूल के ज़रिए सीधे वर्तमान आउटडोर क्षमता और मौसम संबंधी आकस्मिक व्यवस्थाओं का अनुरोध करना चाहिए।

द रॉयल ओक होटल इन-हाउस कैटरिंग सेटअप के साथ काम करता है, जो शादियों और कॉर्पोरेट इवेंट्स के लिए गुड़गांव में एक फुल-सर्विस होटल बैंकेट वेन्यू के रूप में कार्य करता है। आमतौर पर वेजिटेरियन, जैन और नॉन-वेजिटेरियन विकल्पों सहित मल्टी-कुज़ीन मेन्यू दिए जाते हैं। अल्कोहल की अनुमति और बाहरी कैटरर नीतियां वेन्यू की वर्तमान शर्तों द्वारा नियंत्रित होती हैं - प्लानर्स को स्पाल्बा के ज़रिए इन्क्वायरी स्टेज पर बेवरेज और मेन्यू स्पेसिफिक्स की पुष्टि करनी चाहिए।

द रॉयल ओक होटल अपने बैंकेट स्पेसेज़ के भीतर प्रोजेक्टर, PA सिस्टम और स्क्रीन अरेंजमेंट्स सहित स्टैंडर्ड AV इंफ्रास्ट्रक्चर के साथ कॉन्फ्रेंस और कॉर्पोरेट सेटअप को सपोर्ट करता है। डेलिगेट्स के लिए हाई-स्पीड वाई-फाई एक्सेस और डेडिकेटेड टेक सपोर्ट की उपलब्धता की पुष्टि सीधे प्रॉपर्टी से की जानी चाहिए। प्लानर्स वेन्यू से एक विशिष्ट इक्विपमेंट चेकलिस्ट प्राप्त करने के लिए स्पाल्बा इन्क्वायरी फॉर्म के ज़रिए विस्तृत AV रिक्वायरमेंट क्वेरीज़ उठा सकते हैं।

एक होटल प्रॉपर्टी के रूप में, द रॉयल ओक सेक्टर 40 इवेंट गेस्ट्स और आउटस्टेशन डेलिगेट्स के लिए इन-हाउस अकोमोडेशन देता है। शादियों या मल्टी-डे कॉन्फ्रेंसेस के लिए रूम ब्लॉक अरेंजमेंट्स को रिजर्वेशन टीम के साथ कोऑर्डिनेट किया जा सकता है। सटीक रूम काउंट, सुइट उपलब्धता और ग्रुप बुकिंग रेट्स की पुष्टि स्पाल्बा लिस्टिंग के ज़रिए इन्क्वायरी सबमिट करने के बाद सीधे होटल से करना सबसे अच्छा है।

सेक्टर 40, गुरुग्राम में स्थित, द रॉयल ओक होटल NH-48 के ज़रिए इंदिरा गांधी इंटरनेशनल एयरपोर्ट से लगभग 25 से 30 किलोमीटर दूर है, जिससे यह बाहर से आने वाले मेहमानों के लिए सुलभ है। गुरुग्राम में नज़दीकी दिल्ली मेट्रो और रैपिड मेट्रो कनेक्टिविटी पॉइंट्स एक मैनेजेबल दूरी के भीतर हैं, जो पब्लिक ट्रांसपोर्ट से आने वाले इवेंट अटेंडीज़ के लिए साउथ दिल्ली एनसीआर में सुविधाजनक होटल वेन्यू एक्सेस को सपोर्ट करते हैं।

द रॉयल ओक होटल प्राइवेट वाहन से आने वाले इवेंट गेस्ट्स के लिए ऑन-साइट पार्किंग देता है। वैले सर्विस की उपलब्धता और कुल पार्किंग क्षमता इवेंट की तारीख और प्रॉपर्टी पर एक साथ होने वाली बुकिंग के अनुसार अलग-अलग हो सकती है। बड़े पैमाने के गैदरिंग्स के लिए जहां ओवरफ्लो पार्किंग मैनेजमेंट की आवश्यकता हो सकती है, प्लानर्स को स्पाल्बा के ज़रिए अपना इवेंट ब्रीफ सबमिट करते समय सटीक क्षमता और वैले अरेंजमेंट्स की पुष्टि करने की सलाह दी जाती है।

द रॉयल ओक होटल सेक्टर 40 एक ग्राउंड-लेवल और मल्टी-फ्लोर होटल प्रॉपर्टी है। रैंप एक्सेस, लिफ्ट की उपलब्धता और बैंकेट एरिया में बैरियर-फ्री एंट्री सहित एक्सेसिबिलिटी फीचर्स समावेशी इवेंट प्लानिंग के लिए महत्वपूर्ण विचार हैं। दिव्यांग मेहमानों या बुजुर्ग अटेंडीज़ के लिए विशिष्ट एक्सेसिबिलिटी प्रावधानों की आवश्यकता वाले प्लानर्स को बुकिंग की पुष्टि करने से पहले स्पाल्बा के ज़रिए वेन्यू टीम से एक विस्तृत एक्सेसिबिलिटी वॉकथ्रू का अनुरोध करना चाहिए।

गुरुग्राम के सेक्टर 40 कॉरिडोर में एक लोकप्रिय होटल इवेंट स्पेस के लिए, तारीखें काफी पहले से सुरक्षित करना उचित है - खासकर शादियों, फेस्टिव-सीज़न कॉर्पोरेट इवेंट्स और साल के अंत की पार्टियों के लिए जहां वीकेंड की उपलब्धता जल्दी भर जाती है। जबकि ऑफ-पीक पीरियड्स के लिए शॉर्ट-नोटिस बुकिंग संभव हो सकती है, Q4 या वेडिंग सीज़न में विशिष्ट तारीखों को टारगेट करने वाले प्लानर्स को कम से कम तीन से छह महीने पहले स्पाल्बा के ज़रिए इन्क्वायरी प्रक्रिया शुरू करनी चाहिए।

एक बार जब कोई प्लानर द रॉयल ओक होटल की स्पाल्बा लिस्टिंग के ज़रिए इन्क्वायरी सबमिट करता है, तो वेन्यू की सेल्स या इवेंट्स टीम आमतौर पर उपलब्धता की पुष्टि, एक प्रारंभिक प्रस्ताव और साइट विज़िट के निमंत्रण के साथ जवाब देती है। स्पाल्बा का प्लेटफ़ॉर्म प्लानर्स को प्रतिक्रियाओं की तुलना करने, कम्युनिकेशन को ट्रैक करने और एक सिंगल डैशबोर्ड से शॉर्टलिस्ट किए गए वेन्यू को मैनेज करने की अनुमति देता है, जिससे होटल बुकिंग कोऑर्डिनेशन में आमतौर पर शामिल होने वाली बार-बार की बातचीत कम हो जाती है।

द रॉयल ओक होटल में न्यूनतम बुकिंग कमिटमेंट्स, पर-प्लेट प्राइसिंग और पैकेज स्ट्रक्चर्स वर्तमान वेन्यू पॉलिसी द्वारा नियंत्रित होते हैं और इवेंट के प्रकार, मेहमानों की संख्या और सीज़न के अनुसार अलग-अलग हो सकते हैं। सार्वजनिक रूप से सूचीबद्ध प्राइसिंग इस समय कन्फर्म नहीं है। प्लानर्स को कस्टमाइज़्ड कोटेशन के लिए स्पाल्बा इन्क्वायरी फॉर्म के ज़रिए अपना विशिष्ट इवेंट ब्रीफ सबमिट करते समय न्यूनतम गारंटी शर्तों सहित एक विस्तृत प्रस्ताव का अनुरोध करना चाहिए।

द रॉयल ओक होटल गुरुग्राम में एक फुल-सर्विस होटल बैंकेट वेन्यू के रूप में शादियों को सपोर्ट करता है, जिसमें मल्टी-फ़ंक्शन सेरेमनी के लिए ऑन-साइट कोऑर्डिनेशन सहायता शामिल है। डेडिकेटेड प्लानिंग सपोर्ट, ब्राइडल रूम अरेंजमेंट्स और इन-हाउस या एम्पेनल्ड वेंडर्स के साथ डेकोर कोऑर्डिनेशन ऐसे पहलू हैं जिन्हें होटल की इवेंट्स टीम केस-बाय-केस आधार पर संभालती है। वेडिंग प्लानर्स को एक स्ट्रक्चर्ड प्रस्ताव के लिए स्पाल्बा के ज़रिए इन्क्वायरी करते समय अपनी पूरी फ़ंक्शन लिस्ट का उल्लेख करना चाहिए।

द रॉयल ओक होटल का बैंकेट स्पेस और इन-हाउस अकोमोडेशन का कॉम्बिनेशन इसे गुरुग्राम में मल्टी-डे कॉर्पोरेट कॉन्फ्रेंसेस, ट्रेनिंग प्रोग्राम्स और MICE इवेंट्स के लिए एक फंक्शनल विकल्प बनाता है। डे डेलिगेट पैकेजेस, बोर्ड मीटिंग सेटअप और रेजिडेंशियल कॉन्फ्रेंस अरेंजमेंट्स को आमतौर पर ग्रुप साइज़ के अनुसार तैयार किया जा सकता है। प्लानर्स को सटीक MICE प्रस्ताव के लिए स्पाल्बा इन्क्वायरी में सेशन काउंट, डेलिगेट नंबर्स और AV ज़रूरतों को निर्दिष्ट करना चाहिए।

हरियाणा में संचालित एक रजिस्टर्ड होटल प्रॉपर्टी के रूप में, द रॉयल ओक होटल सेक्टर 40 से कॉर्पोरेट बुकिंग के लिए GST-कंप्लायंट टैक्स इनवॉइस जारी करने की उम्मीद है। इनपुट टैक्स क्रेडिट उद्देश्यों के लिए एक रजिस्टर्ड बिज़नेस एंटिटी के तहत बिलिंग की आवश्यकता वाली कंपनियों को प्रस्ताव स्टेज पर GSTIN डिटेल्स और इनवॉइस फॉर्मेट की पुष्टि करनी चाहिए। प्लानर्स स्पाल्बा के ज़रिए बुकिंग बातचीत शुरू करते समय कॉर्पोरेट बिलिंग आवश्यकताओं को सीधे फ़्लैग कर सकते हैं।