ताज सिटी सेंटर न्यू टाउन, कोलकाता

प्रॉपर्टी एक डेडिकेटेड बॉलरूम के साथ कई फ़्लेक्सिबल मीटिंग और प्री-फ़ंक्शन स्पेसेज़ प्रदान करती है जिन्हें थिएटर, बैंकेट, क्लासरूम और यू-शेप फ़ॉर्मेट में व्यवस्थित किया जा सकता है। प्रत्येक स्पेस पेशेवर ऑडियोविज़ुअल इंफ्रास्ट्रक्चर से लैस है और इसे ब्रांडेड या थीमेटिक डेकोर के साथ कस्टमाइज़ किया जा सकता है। प्लानर्स इस प्रॉपर्टी के लिए स्पाल्बा लिस्टिंग पर हॉल के नाम, व्यक्तिगत कैपेसिटी और फ़्लोर प्लान का पूरा विवरण देख सकते हैं।

होटल कॉकटेल रिसेप्शन और प्री-फ़ंक्शन गैदरिंग के लिए उपयुक्त आउटडोर इवेंट एरिया प्रदान करता है, जो इसके इनडोर बॉलरूम और कॉन्फ्रेंस सुविधाओं को पूरा करते हैं। ये स्पेसेज़ मौसम पर निर्भर करते हैं और आमतौर पर मौसमी इवेंट्स के लिए अस्थायी स्ट्रक्चर या कैनोपी के साथ सेट किए जाते हैं। सटीक आउटडोर कैपेसिटी के आंकड़ों और विशिष्ट महीनों के दौरान उपलब्धता के लिए, प्लानर्स को वेन्यू-विशिष्ट प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए स्पाल्बा के माध्यम से एक विस्तृत पूछताछ करनी चाहिए।

ताज सिटी सेंटर न्यू टाउन होटल की पाक टीम द्वारा प्रबंधित पूरी तरह से इन-हाउस बैंकेट कैटरिंग संचालित करता है, जो ताज-ब्रांड हॉस्पिटैलिटी की एक मानक विशेषता है। मेन्यू में भारतीय क्षेत्रीय क्यूज़ीन, कॉन्टिनेंटल, एशियन और लाइव काउंटर फ़ॉर्मेट शामिल हैं। कस्टमाइज़्ड जैन, वेजिटेरियन और एलर्जन-सेंसिटिव मेन्यू अनुरोध पर उपलब्ध हैं। पश्चिम बंगाल के आबकारी नियमों के अनुपालन में अल्कोहल सर्विस प्रदान की जाती है। टिकट वाले इवेंट्स के लिए बाहरी कैटरिंग वेंडर्स की अनुमति नहीं है, जैसा कि मानक ताज पॉलिसी है।

होटल के कॉन्फ्रेंस और बैंकेट स्पेसेज़ पेशेवर-ग्रेड पीए सिस्टम, एलईडी डिस्प्ले स्क्रीन, हाई-स्पीड वाई-फ़ाई कनेक्टिविटी और प्रोजेक्शन सेटअप से लैस हैं। एक डेडिकेटेड इन-हाउस ऑडियोविज़ुअल और इवेंट्स टेक्नोलॉजी टीम कॉर्पोरेट कॉन्फ्रेंस, प्रोडक्ट लॉन्च और माइस प्रोग्राम को सपोर्ट करती है। विशेष रिगिंग, एलईडी स्टेज वॉल या हाइब्रिड-इवेंट स्ट्रीमिंग इंफ्रास्ट्रक्चर की आवश्यकता वाले प्लानर्स होटल की इवेंट्स टीम द्वारा समन्वित अनुमोदित टेक्निकल वेंडर्स के माध्यम से इनकी व्यवस्था कर सकते हैं।

ताज सिटी सेंटर न्यू टाउन, कोलकाता कई कैटेगरी में अच्छी तरह से सुसज्जित रूम और सुइट्स की एक क्यूरेटेड इन्वेंट्री प्रदान करता है, जो ताज होटल्स की लग्ज़री पोजिशनिंग के अनुरूप है। आउटस्टेशन डेलिगेट और शादी के मेहमानों को नेगोशिएटेड ग्रुप रूम ब्लॉक का लाभ मिलता है जब बुकिंग होटल की इवेंट्स या रिज़र्वेशन टीम के माध्यम से समन्वित की जाती है। प्लानर्स को रूम ब्लॉक की उपलब्धता और ग्रुप रेट्स की पुष्टि जल्दी करने की सलाह दी जाती है, खासकर अक्टूबर से फरवरी के बीच पीक सीज़न के इवेंट्स के लिए।

नेताजी सुभाष चंद्र बोस इंटरनेशनल एयरपोर्ट राजारहाट-न्यू टाउन इलाके में ताज सिटी सेंटर न्यू टाउन से लगभग 10 से 12 किलोमीटर दूर है, जिससे यह होटल कोलकाता के एयरपोर्ट के सबसे नज़दीकी लग्ज़री कॉन्फ्रेंस प्रॉपर्टीज़ में से एक बन जाता है। ट्रैफ़िक के आधार पर यात्रा का समय आमतौर पर 20 से 35 मिनट होता है। यह निकटता भारत भर के कई शहरों से आने वाले प्रतिभागियों वाले माइस ग्रुप्स के लिए एक व्यावहारिक लाभ है।

प्रॉपर्टी वैले पार्किंग सर्विसेज़ और इवेंट मेहमानों के लिए डेडिकेटेड पार्किंग सुविधाएं प्रदान करती है, जो इस कैटेगरी के ताज होटल्स प्रॉपर्टी के लिए मानक है। बड़े पैमाने के इवेंट्स के लिए जहां मेहमानों के वाहनों की संख्या अधिक होती है, होटल का इवेंट्स कोऑर्डिनेटर आसपास के न्यू टाउन बिज़नेस डिस्ट्रिक्ट में ओवरफ़्लो पार्किंग व्यवस्था पर सलाह दे सकता है। प्लानर्स को इवेंट ऑपरेशंस ब्रीफ़ को अंतिम रूप देते समय पार्किंग कैपेसिटी और वैले लॉजिस्टिक्स की पुष्टि करनी चाहिए।

भारतीय बिल्डिंग मानकों के अनुपालन में निर्मित एक समकालीन लग्ज़री होटल के रूप में, ताज सिटी सेंटर न्यू टाउन सभी इवेंट फ़्लोर तक लिफ़्ट एक्सेस, प्रमुख एंट्री पॉइंट पर रैंप एक्सेस और सुलभ रेस्ट रूम सुविधाएं प्रदान करता है। प्रॉपर्टी के ग्राउंड-फ़्लोर प्री-फ़ंक्शन एरिया भी व्हीलचेयर मोबिलिटी को सपोर्ट करते हैं। दिव्यांग डेलिगेट के साथ इवेंट्स का समन्वय करने वाले प्लानर्स को सलाह दी जाती है कि वे सीटिंग और मूवमेंट व्यवस्थाओं को विशेष रूप से प्रबंधित किया जाना सुनिश्चित करने के लिए इवेंट्स टीम को पहले से सूचित करें।

इस प्रीमियम न्यू टाउन इवेंट होटल में बड़ी शादियों और कॉर्पोरेट कॉन्फ्रेंस के लिए, प्लानर्स आमतौर पर छह से बारह महीने पहले तारीखें सुरक्षित करते हैं, खासकर अक्टूबर से फरवरी के पीक सीज़न के लिए। छोटे मीटिंग और सोशल गैदरिंग उपलब्धता के अधीन कम लीड टाइम के साथ व्यवस्थित किए जा सकते हैं। स्पाल्बा के माध्यम से एक पूछताछ सबमिट करने से प्रॉपर्टी की इवेंट्स टीम के साथ सीधा संवाद शुरू होता है, जिससे प्लानर्स कुशलता से तारीखों की पुष्टि कर सकते हैं और एक औपचारिक प्रस्ताव प्राप्त कर सकते हैं।

एक बार स्पाल्बा पर पूछताछ सबमिट हो जाने के बाद, इसे सीधे होटल की इवेंट्स और सेल्स टीम को भेजा जाता है जो स्पेस की उपलब्धता, मेन्यू विकल्पों, टेक्निकल आवश्यकताओं और प्राइसिंग को कवर करते हुए एक कस्टमाइज़्ड प्रस्ताव के साथ जवाब देती है। स्पाल्बा का प्लेटफ़ॉर्म प्लानर्स को प्रस्तावों की तुलना करने, फ़्लोर प्लान संदर्भों तक पहुंचने और एक ही जगह पर संचार को प्रबंधित करने में सक्षम बनाता है। यह संरचित प्रक्रिया बार-बार की बातचीत को कम करती है और समय-संवेदनशील बुकिंग के लिए निर्णय लेने में तेज़ी लाती है।

ताज सिटी सेंटर न्यू टाउन में कैंसिलेशन और रीशेड्यूलिंग शर्तें बुकिंग कन्फ़र्मेशन के समय हस्ताक्षरित व्यक्तिगत इवेंट कॉन्ट्रैक्ट द्वारा नियंत्रित होती हैं। इंडस्ट्री-स्टैंडर्ड ताज होटल्स पॉलिसी में आमतौर पर इवेंट की तारीख से निकटता और कन्फ़र्म बुकिंग के मूल्य के आधार पर टियर कैंसिलेशन चार्जेज़ शामिल होते हैं। प्लानर्स को सलाह दी जाती है कि वे साइन करने से पहले सभी कॉन्ट्रैक्चुअल शर्तों की सावधानीपूर्वक समीक्षा करें और होटल की इवेंट्स टीम के साथ सीधे फ़ोर्स-मेजर और रीशेड्यूलिंग क्लॉज़ को स्पष्ट करें।

इस कैटेगरी की ताज होटल्स प्रॉपर्टीज़ प्रत्येक कन्फ़र्म बुकिंग के लिए एक डेडिकेटेड वेडिंग कोऑर्डिनेटर नियुक्त करती हैं, जो समारोहों, रिसेप्शन और सहायक फ़ंक्शंस में एंड-टू-एंड सपोर्ट प्रदान करता है। होटल की इन-हाउस टीम बैंकेट लॉजिस्टिक्स, मेन्यू डिज़ाइन और कपल के बाहरी डेकोर और एंटरटेनमेंट वेंडर्स के साथ समन्वय का प्रबंधन करती है। मल्टी-फ़ंक्शन बंगाली और उत्तर भारतीय शादियों के लिए, सांस्कृतिक रूप से विशिष्ट अनुष्ठानों और मल्टी-डे सेलिब्रेशन की मेज़बानी करने का प्रॉपर्टी का अनुभव एक व्यावहारिक अंतर है जिस पर पूछताछ के चरण के दौरान चर्चा की जानी चाहिए।

होटल एक ही प्रॉपर्टी के भीतर प्लेनरी कॉन्फ्रेंस सेशन, ब्रेकआउट वर्कशॉप, गाला डिनर और टीम-बिल्डिंग एक्टिविटीज़ को मिलाकर मल्टी-डे माइस प्रोग्राम की मेज़बानी करने के लिए सुसज्जित है। डेडिकेटेड इवेंट मैनेजर्स ऑपरेशनल विवादों से बचने के लिए कई स्पेसेज़ में शेड्यूलिंग को संभालते हैं। कॉर्पोरेट क्लाइंट्स को समेकित बिलिंग, एक सिंगल होटल फ़ोलियो के तहत जीएसटी-अनुपालन इनवॉइसिंग और कोलकाता में प्रोडक्शन, एंटरटेनमेंट और टेक्निकल आवश्यकताओं के लिए ताज के स्थापित वेंडर नेटवर्क से लाभ मिलता है।

भारत के जीएसटी फ़्रेमवर्क के तहत एक रजिस्टर्ड एंटिटी के रूप में, ताज सिटी सेंटर न्यू टाउन सभी कॉर्पोरेट इवेंट और अकोमोडेशन बुकिंग के लिए पूरी तरह से जीएसटी-अनुपालन टैक्स इनवॉइस जारी करता है। कंपनियां योग्य इवेंट खर्च पर लागू इनपुट टैक्स क्रेडिट का दावा कर सकती हैं। स्पाल्बा के माध्यम से बुकिंग करने वाली फ़ाइनेंस और प्रोक्योरमेंट टीमों को पूछताछ के चरण में अपना जीएसटीआइएन साझा करना चाहिए ताकि इसे शुरुआत से ही होटल के बिलिंग डॉक्यूमेंटेशन में सही ढंग से शामिल किया जा सके, जिससे इवेंट के बाद संशोधन में देरी से बचा जा सके।