मीटिंग रूम 1

होटल न्यूटाउन, राजारहाट में स्थित है, जो इसे नेताजी सुभाष चंद्र बोस इंटरनेशनल एयरपोर्ट के बहुत करीब रखता है — यही एक मुख्य कारण है कि दूसरे शहरों से आने वाले डेलिगेट्स को यह वेन्यू सुविधाजनक लगता है। यात्रा का सटीक समय ट्रैफ़िक कंडीशन पर निर्भर करता है, और मेहमानों को अपनी यात्रा प्लान करते समय मौजूदा रोड कंडीशन की जांच करने की सलाह दी जाती है।

हाँ। हॉलिडे इन कोलकाता एयरपोर्ट एक फुल-सर्विस होटल है, इसलिए कोलकाता के बाहर से आने वाले डेलिगेट्स उसी प्रॉपर्टी में रुक सकते हैं जहाँ मीटिंग हो रही है। यह मल्टी-डे ट्रेनिंग प्रोग्राम, ओवरनाइट कॉर्पोरेट विज़िट या क्लाइंट मीटिंग के लिए एक प्रैक्टिकल चॉइस है जहाँ अटेंडीज़ को रुकने की जगह चाहिए होती है।

आईएचजी होटल्स एंड रिसॉर्ट्स पोर्टफ़ोलियो के हिस्से के रूप में, हॉलिडे इन प्रॉपर्टीज़ मीटिंग स्पेसेज़ के लिए ब्रांड स्टैंडर्ड बनाए रखती हैं जिनमें आमतौर पर ऑडियो-विजुअल सपोर्ट और रिलाएबल इंटरनेट कनेक्टिविटी शामिल होती है। मीटिंग रूम 1 में उपलब्ध स्पेसिफ़िक इक्विपमेंट की पुष्टि इन्क्वायरी के समय होटल की इवेंट्स टीम से की जानी चाहिए, क्योंकि कॉन्फ़िगरेशन अलग-अलग हो सकते हैं।

होटल की इन-हाउस फ़ूड एंड बेवरेज टीम आमतौर पर मीटिंग्स के लिए कैटरिंग की व्यवस्था कर सकती है, जिसमें रिफ्रेशमेंट ब्रेक, वर्किंग लंच और ब्रेकफ़ास्ट सेटअप शामिल हैं। ऑर्गनाइज़र को बुकिंग करते समय इवेंट्स टीम के साथ कैटरिंग रिक्वायरमेंट्स पर चर्चा करनी चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि सब कुछ मीटिंग एजेंडा के अनुसार शेड्यूल किया गया है।

मीटिंग रूम 1 के लिए सटीक कैपेसिटी के आंकड़े चुने गए सीटिंग अरेंजमेंट पर निर्भर करते हैं — उदाहरण के लिए, बोर्डरूम, क्लासरूम या थिएटर स्टाइल। होटल की इवेंट्स टीम हर लेआउट के लिए सटीक संख्या की पुष्टि करने और प्लान किए जा रहे इवेंट के प्रकार के लिए सबसे उपयुक्त सेटअप की सिफारिश करने में सक्षम होगी।

हॉलिडे इन कोलकाता एयरपोर्ट, न्यूटाउन में एक मॉडर्न होटल प्रॉपर्टी के रूप में, स्टैंडर्ड हॉस्पिटैलिटी रिक्वायरमेंट्स के अनुरूप एक्सेसिबिलिटी फ़ीचर्स प्रदान करने की उम्मीद है। विशिष्ट मोबिलिटी या एक्सेसिबिलिटी नीड्स वाले मेहमानों को अपनी विज़िट से पहले सीधे होटल टीम से बात करने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है ताकि उचित अरेंजमेंट किए जा सकें।

होटल में पार्किंग अवेलेबिलिटी की पुष्टि सीधे प्रॉपर्टी से की जानी चाहिए, क्योंकि अरेंजमेंट अलग-अलग हो सकते हैं। न्यूटाउन में होटल की लोकेशन — एक प्लान्ड टाउनशिप जिसमें अपेक्षाकृत ऑर्गनाइज़्ड रोड इंफ्रास्ट्रक्चर है — को देखते हुए, कार से यात्रा करने वाले डेलिगेट्स को यह एरिया सेंट्रल कोलकाता के कई हिस्सों की तुलना में ज़्यादा नेविगेबल लगेगा।

न्यूटाउन, जिसे औपचारिक रूप से न्यू टाउन, राजारहाट के नाम से जाना जाता है, एक प्लान्ड सैटेलाइट टाउनशिप है जिसमें आईटी पार्क, कॉर्पोरेट ऑफ़िस और बिज़नेस इंफ्रास्ट्रक्चर का एक सिग्निफ़िकेंट कंसंट्रेशन है। इसका मॉडर्न रोड नेटवर्क इसे सेंट्रल कोलकाता के साथ-साथ एयरपोर्ट से भी एक्सेसिबल बनाता है, और इसका बढ़ता कमर्शियल इकोसिस्टम का मतलब है कि कई कॉर्पोरेट क्लाइंट और पार्टनर पहले से ही इस एरिया में बेस्ड हैं।

मीटिंग रूम 1 के लिए अवेलेबिलिटी और प्राइसिंग के बारे में इन्क्वायरी होटल की इवेंट्स या रिज़र्वेशन टीम को भेजी जा सकती है। प्रेफ़र्ड डेट, एक्सपेक्टेड नंबर ऑफ़ अटेंडीज़, इवेंट टाइप और किसी भी कैटरिंग या एवी रिक्वायरमेंट्स को पहले से बताना उचित है ताकि टीम एक टेलर्ड प्रपोज़ल तैयार कर सके।

हॉलिडे इन प्रॉपर्टीज़ में मीटिंग रूम आमतौर पर बोर्डरूम, यू-शेप, क्लासरूम या थिएटर लेआउट जैसे अलग-अलग कॉन्फ़िगरेशन को अकोमोडेट करने के लिए सेट किए जाते हैं, जो इवेंट के नेचर पर निर्भर करता है। होटल की इवेंट्स टीम सलाह दे सकती है कि कौन सा अरेंजमेंट किसी विशिष्ट रिक्वायरमेंट के लिए सबसे उपयुक्त है और मीटिंग रूम 1 के डाइमेंशन के भीतर क्या संभव है, इसकी पुष्टि कर सकती है।

बुकिंग ड्यूरेशन ऑप्शन — जिसमें हाफ़-डे और फुल-डे अवेलेबिलिटी शामिल है — की पुष्टि सीधे होटल की इवेंट्स टीम से की जानी चाहिए, क्योंकि ये साल के समय और मौजूदा रिज़र्वेशन पर निर्भर कर सकते हैं। कई होटल मीटिंग रूम फ़्लेक्सिबल बुकिंग विंडो को अकोमोडेट करते हैं, इसलिए इन्क्वायरी स्टेज पर इसे उठाना उचित है।

मीटिंग रूम बुकिंग के लिए कैंसलेशन टर्म आमतौर पर वेन्यू के इवेंट कॉन्ट्रैक्ट में बताए जाते हैं और ये लीड टाइम और बुकिंग के नेचर के आधार पर अलग-अलग हो सकते हैं। प्रॉस्पेक्टिव क्लाइंट्स को कन्फ़र्म करने से पहले इवेंट्स टीम के साथ पॉलिसी की सावधानीपूर्वक समीक्षा करनी चाहिए, खासकर कैटरिंग या एक्सटर्नल एवी अरेंजमेंट वाली बुकिंग के लिए।

हॉलिडे इन कोलकाता एयरपोर्ट के पास एक ट्रेंड इवेंट्स और फ़्रंट-डेस्क टीम उपलब्ध है जो मीटिंग के दिन लॉजिस्टिक्स में मदद करती है। इसमें रूम सेटअप को को-ऑर्डिनेट करना, कैटरिंग टाइमिंग को मैनेज करना और किसी भी लास्ट-मिनट रिक्वायरमेंट्स को हैंडल करना शामिल है, जिससे मीटिंग होस्ट ऑपरेशनल डिटेल्स के बजाय अपने एजेंडा पर फ़ोकस कर सकें।

एक्सटर्नल वेंडर और इक्विपमेंट पर पॉलिसी हर होटल में अलग-अलग होती है और बुकिंग के समय इवेंट्स टीम से इसे क्लैरिफ़ाई करना सबसे अच्छा है। कई मामलों में, आईएचजी पोर्टफ़ोलियो के भीतर के होटलों की इन-हाउस सर्विसेज़ के लिए प्रेफ़रेंस होती है, लेकिन एडवांस में चर्चा करने पर विशिष्ट एक्सटर्नल रिक्वायरमेंट्स को अकोमोडेट कर सकते हैं।