ओपन इवेंट एरिया

हाँ, ओपन इवेंट एरिया व्यापक हिटेक्स कन्वेंशन और एग्ज़िबिशन कॉम्प्लेक्स के भीतर स्थित है, जिसका अर्थ है कि इसे हाइब्रिड इवेंट फॉर्मेट के लिए इनडोर हॉल के साथ संयोजन में उपयोग किया जा सकता है। यह विशेष रूप से बड़े ट्रेड फेयर या कॉन्फ़्रेंस के लिए उपयोगी है जिन्हें एग्ज़िबिशन स्पेस और डेमो, नेटवर्किंग या F&B के लिए आउटडोर ज़ोन दोनों की आवश्यकता होती है। विशिष्ट हॉल कॉम्बिनेशन और कैंपस ज़ोनिंग पर सीधे हिटेक्स इवेंट्स टीम के साथ चर्चा की जानी चाहिए।

कैपेसिटी इवेंट फॉर्मेट, लेआउट और सेटअप की डेंसिटी के आधार पर काफी भिन्न होगी — थिएटर स्टाइल में कॉन्फ़िगर किया गया एक आउटडोर कॉन्सर्ट, बड़े डिस्प्ले बूथ वाले ट्रेड एग्ज़िबिशन की तुलना में बहुत अलग संख्या में मेहमानों को समायोजित करेगा। हिटेक्स इवेंट्स टीम विशिष्ट इवेंट लेआउट और आवश्यकताओं को समझने के बाद वास्तविक कैपेसिटी अनुमानों पर सलाह दे सकती है।

स्थापित हिटेक्स कैंपस के हिस्से के रूप में, ओपन इवेंट एरिया ऑन-साइट इंफ्रास्ट्रक्चर जैसे एक्सेस रोड, पावर सप्लाई कनेक्शन और लॉजिस्टिकल सपोर्ट से लाभान्वित होता है जो आमतौर पर एक स्टैंडअलोन आउटडोर साइट में नहीं होता है। विशिष्ट प्रावधानों — जिसमें पावर लोड उपलब्धता, पानी के पॉइंट और लाइटिंग शामिल हैं — की पुष्टि प्लानिंग स्टेज के दौरान हिटेक्स ऑपरेशंस टीम के साथ की जानी चाहिए।

स्पेस का खुला, बाधा-मुक्त लेआउट इसे बड़े फिजिकल डिस्प्ले वाले इवेंट्स के लिए उपयुक्त बनाता है, जिसमें ऑटोमोबाइल शो, भारी उपकरण एग्ज़िबिशन और इंडस्ट्रियल प्रोडक्ट शोकेस शामिल हैं। कैंपस रोड एक्सेस वाहनों और बड़े कार्गो की इवेंट एरिया में और उसके भीतर आवाजाही को भी सपोर्ट करता है। सटीक एक्सेस रूट और लोड-बियरिंग डिटेल्स वेन्यू टीम के साथ वेरिफाई किए जाने चाहिए।

हिटेक्स कैंपस में डेडिकेटेड पार्किंग सुविधाएं और मैनेज्ड एंट्री पॉइंट हैं, जो एक स्थापित एग्ज़िबिशन कॉम्प्लेक्स का उपयोग करने का एक व्यावहारिक लाभ है बजाय एक स्टैंडअलोन आउटडोर वेन्यू के। किसी भी दिए गए इवेंट के लिए उपलब्ध पार्किंग का पैमाना इस बात पर निर्भर करेगा कि कैंपस का कितना हिस्सा एक साथ उपयोग में है, इसलिए आयोजकों को अपनी बुकिंग की पुष्टि करते समय हिटेक्स के साथ पार्किंग आवंटन की जांच करनी चाहिए।

हिटेक्स कोठागुडा में स्थित है, जो माधापुर–हाईटेक सिटी कॉरिडोर के भीतर है — जिसे हाईटेक सिटी एरिया स्टेशन के माध्यम से हैदराबाद मेट्रो रेल नेटवर्क द्वारा सेवा प्रदान की जाती है। यह वेन्यू हैदराबाद के प्रमुख हिस्सों जैसे गाचीबोवली, फ़ाइनेंशियल डिस्ट्रिक्ट और जुबली हिल्स से सड़क मार्ग द्वारा भी पहुँचा जा सकता है। शहर के बाहर से आने वाले मेहमानों के लिए क्षेत्र की मजबूत सड़क कनेक्टिविटी को देखते हुए अपेक्षाकृत आसान पहुँच है।

ओपन इवेंट एरिया का एक महत्वपूर्ण लाभ इसकी भीड़भाड़ महसूस किए बिना महत्वपूर्ण फुटफॉल को अवशोषित करने की क्षमता है — एक गुणवत्ता जिसकी बहुत बड़ी सभाओं के लिए संलग्न हॉल अक्सर बराबरी नहीं कर सकते। हिटेक्स में मैनेज्ड कैंपस एंट्री पॉइंट भीड़ की आवाजाही और एक्सेस कंट्रोल में भी मदद करते हैं। बहुत अधिक उपस्थिति की उम्मीद करने वाले इवेंट्स के लिए, भीड़ प्रबंधन योजना और किसी भी लागू साइट सीमाओं पर वेन्यू टीम से परामर्श किया जाना चाहिए।

एक आउटडोर स्पेस के रूप में, ओपन इवेंट एरिया मौसम की स्थिति के अधीन है, और हैदराबाद के मानसून के मौसम (आमतौर पर जून से सितंबर) के दौरान इवेंट्स की योजना बनाने वाले आयोजकों को इसे अपनी योजना में शामिल करना चाहिए। मार्की, कैनोपी या टेंसाइल रूफ जैसी अस्थायी संरचनाएं अक्सर आयोजक द्वारा मौसम कवर प्रदान करने के लिए स्थापित की जा सकती हैं, लेकिन ऐसी संरचनाओं की व्यवहार्यता और किसी भी प्रतिबंध की पुष्टि सीधे हिटेक्स से की जानी चाहिए।

एम्प्लीफाइड साउंड या देर रात के प्रोग्रामिंग वाले आउटडोर इवेंट्स को कोठागुडा क्षेत्र में लागू स्थानीय नगरपालिका शोर नियमों के अधीन किया जा सकता है। कॉन्सर्ट, लाइव परफॉर्मेंस या विस्तारित शाम के घंटों वाले इवेंट्स की योजना बनाने वाले आयोजकों को हिटेक्स टीम के साथ लागू कर्फ्यू टाइमिंग और साउंड लेवल लिमिट्स को स्पष्ट करना चाहिए और, यदि आवश्यक हो, तो स्थानीय अधिकारियों से कोई भी आवश्यक अनुमति प्राप्त करनी चाहिए।

बड़े आउटडोर इवेंट्स में आमतौर पर आयोजकों को स्टेजिंग, लाइटिंग, साउंड, कैटरिंग और अस्थायी संरचनाओं के लिए बाहरी वेंडर्स लाने की आवश्यकता होती है, और हिटेक्स एक स्थापित एग्ज़िबिशन सेंटर के रूप में ऐसे सेटअप की मेजबानी करने में अनुभवी है। विशिष्ट वेंडर एम्पैनलमेंट पॉलिसी — जिसमें यह भी शामिल है कि क्या किसी भी श्रेणी के लिए इन-हाउस वेंडर अनिवार्य हैं — की पुष्टि सप्लायर कॉन्ट्रैक्ट्स को अंतिम रूप देने से पहले हिटेक्स इवेंट्स टीम के साथ की जानी चाहिए।

हिटेक्स कॉम्प्लेक्स अपने कैंपस में इवेंट्स के लिए कैटरिंग को सपोर्ट करता है, लेकिन शर्तें — जिसमें यह भी शामिल है कि क्या आयोजकों को एक अनुमोदित कैटरिंग पार्टनर का उपयोग करना होगा या बाहरी कैटरर ला सकते हैं — इवेंट एग्रीमेंट पर निर्भर करेगा। आयोजकों को अपने इवेंट की योजना बनाते समय कैटरिंग व्यवस्था, किचन एक्सेस और किसी भी एक्सक्लूसिविटी क्लॉज़ पर सीधे हिटेक्स टीम के साथ चर्चा करनी चाहिए।

ओपन इवेंट एरिया के लिए पूछताछ आमतौर पर हिटेक्स इवेंट्स और सेल्स टीम के माध्यम से की जाती है, जो इवेंट की विशिष्ट आवश्यकताओं के आधार पर उपलब्धता, स्पेस कॉन्फ़िगरेशन विकल्पों और मूल्य निर्धारण पर सलाह दे सकती है। विशेष रूप से बड़े इवेंट्स या एग्ज़िबिशन कैलेंडर के साथ मेल खाने वाली तारीखों के लिए, अग्रिम रूप से संपर्क शुरू करने की सलाह दी जाती है, क्योंकि कैंपस में कई समवर्ती इवेंट्स होते हैं।

हाँ, हिटेक्स कोठागुडा में स्थित है, जो माधापुर–हाईटेक सिटी कॉरिडोर के भीतर है — हैदराबाद का प्राथमिक टेक्नोलॉजी और बिज़नेस डिस्ट्रिक्ट। यह लोकेशन कॉर्पोरेट इवेंट्स, टेक्नोलॉजी एक्सपो और इंडस्ट्री कॉन्फ़्रेंस के लिए फायदेमंद है क्योंकि कई प्रमुख कंपनियों के कार्यालय तत्काल आसपास के क्षेत्र में हैं, जिससे प्रतिनिधियों और मेहमानों के लिए यात्रा का समय कम हो जाता है।

ओपन इवेंट एरिया दिन और शाम दोनों के इवेंट्स के लिए उपयोग किया जा सकता है, जिसमें कैंपस इंफ्रास्ट्रक्चर विभिन्न समय स्लॉट में इवेंट ऑपरेशंस को सपोर्ट करता है। शाम के इवेंट्स के लिए, अस्थायी या पूरक लाइटिंग व्यवस्था आमतौर पर आयोजक की जिम्मेदारी होती है, और रोशनी के स्तर या पावर ड्रॉ से संबंधित किसी भी आवश्यकता की योजना हिटेक्स ऑपरेशंस टीम के साथ अग्रिम रूप से बनाई जानी चाहिए।